På skatteverket.se använder vi kakor (cookies) för att webbplatsen ska fungera på ett bra sätt för dig. Genom att surfa vidare godkänner du att vi använder kakor. Vad är kakor?

Logotyp, till startsidan

Arkiv för Rättslig vägledning


Skatteverkets yttranden

Betänkande SOU 2013:80 Ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen

Datum: 2014-03-10

Dnr/målnr/löpnr:

131-13191-14/112

Sammanfattning

Skatteverket stödjer tankarna om att uppgiftslämnandet bör minskas och förenklas. Skatteverket avstyrker dock utredningens samtliga förslag om hur detta bäst kan göras. Förslagen är omoderna eftersom de utgår från gårdagens teknik, förslagen är ineffektiva eftersom nyttan överskattas och kostnaderna underskattas och förslagen är orealistiska eftersom de bygger på förhoppningar och att problem skjuts till genomförandet.

Skatteverket saknar en analys gjord från företagarnas behov. Företagen i Sverige utgör inte en homogen grupp utan det finns mängder med olika behov och förutsättningar. Utredningen synes ha utgått från endast ett perspektiv och att alla företagare upplever samma problem.

Utredningens förslag utgår från en övergripande beskrivning av tekniska lösningar. Det som saknas är en övergripande strategi för informationshanteringen. För att hitta en lösning som är långsiktigt hållbar behöver frågor om informationsbehov, informationsägare, tillgänglighet med flera aspekter beaktas. Det finns en uppenbar risk att utredningens förslag bidrar till att staten fastnar i en (gammaldags) teknisk infrastruktur som är svår att ändra. Utifrån en tydligare informationsförsörjningsstrategi och behovsanalys bör lösningar hittas som är flexibla och möjliga att anpassa till framtidens teknik utan stora kostnader.

Det är positivt att utredningen nämner att andra lösningar (t ex ökad integrering mot redovisningssystem) mycket väl kan finnas parallellt. Inget hindrar alltså i teorin att flera olika modeller utvecklas samtidigt. I praktiken är detta svårt för en enskild myndighet som Skatteverket eftersom utvecklingsresurserna är begränsade.

När det gäller grundläggande uppgifter förordar Skatteverket ett ökat informationsutbyte mellan myndigheter istället för ett centralt register och att onödiga hinder för ett sådant utbyte undanröjs. Ett centralt företagsregister skapar oklarheter vad gäller ansvar för informationen och det är oklart beskrivet hur det är tänkt att fungera i praktiken.

Skatteverket ser endast en begränsad nytta med uppgiftskravsregistret utifrån nuvarande beskrivning. Uppgiftskraven beskrivs på en för allmän nivå för att de ska vara användbara. Den detaljnivå som krävs för att det ska vara användbart är svår att få till i praktiken. Det är oklart hur registret i praktiken ska användas för att minska och förenkla uppgiftslämnandet. Ökad samordning mellan myndigheter av informationsbehov kan åstadkommas genom att myndigheter med överlappande behov av information samarbetar. Detta kan ske även utan ett centralt register.

Ambitionen med ”Att göra-listor” är god men det behöver utredas närmare hur detta kan ske i praktiken för att hitta lösningar som passar företagen och som gärna omfattar allt uppgiftslämnande och inte endast det som sker till myndigheter (kommunsektorn saknas).

Skatteverket bedömer att utredningen underskattat kostnaderna för att genomföra förslagen. Särskilt anmärkningsvärt är att man inte gjort någon bedömning av myndigheternas kostnader för anpassning av system. Skatteverkets beräkningar visar att endast Skatteverkets kostnader hamnar på ca 100 miljoner kr för att göra nödvändiga anpassningar. Till detta kommer löpande förvaltningskostnader. För myndighetssektorn totalt rör sig kostnaderna om miljardbelopp. Avsaknaden av kostnadsbedömningar gör att utredningen inte presenterat ett fullgott beslutsunderlag.

Skatteverket yrkar i första hand på att utredningens förslag inte genomförs. I andra hand yrkar Skatteverket på att en mer fullödig utredning görs som förutsättningslöst belyser möjligheter och hinder för att minska och förenkla uppgiftslämnandet innan implementering påbörjas. I tredje hand yrkar vi på att Skatteverket undantas i det fortsatta arbetet för att istället ges möjlighet att fortsätta sitt arbete med alternativa sätt att förenkla för företagen.

1 Skatteverkets allmänna syn på uppgiftslämnandet och utredningens förslag

1.1 Utgå från företagens olika behov

Det finns uppenbart goda ambitioner bakom tanken att uppgifter ska kunna lämnas en gång till ett ställe. Syftet är att göra det enklare för företagen. Men för att verkligen uppnå förenklingar bör man inte fastna för en lösning som ska gälla för alla. Principen om en gång till ett ställe bör inte heller genomdrivas på bekostnad av enkelhet. Enligt Skatteverkets uppfattning bör enkelhet och effektivitet vara de övergripande principerna som i sin tur kan leda till en mångfald av lösningar för att täcka olika behov.

Enligt Skatteverkets uppfattning har inte utredningen i tillräcklig utsträckning utgått från företagens olika behov. Företagen utgör en heterogen grupp med många olika behov. En studie Skatteverket genomförde 2006 visade bland annat att det finns en grupp företagare som mer identifierar sig med sitt yrke än med att vara företagsledare. De brinner för vad de gör och inte för själva företagandet i sig. Denna grupp behöver ofta mycket stöd och hjälp och vill möte empatiska och hjälpsamma myndigheter. En annan grupp företagare utgörs av de professionella företagarna. För denna grupp är företagandet i sig poängen och inte själva verksamheten. De identifierar sig som företagsledare i första hand. Denna grupp har ofta god kunskap och vill ha effektiva och professionella kontakter med myndigheter.

Detta är bara ett exempel. En annan indelning kan utgå från vilken typ av hjälp företagen anlitar. En stor andel av företagen anlitar extern hjälp för bokföring och delar av uppgiftslämnandet. Utredningen har inte överhuvudtaget berört ombudens behov avseende uppgiftslämnande. Det är opraktiskt för ombud att signera varje enskilt uppgiftslämnande, för dem vore det enklare att kunna lämna uppgifter för flera företag samtidigt. Det är oklart hur ombud ska kunna använda Servicetjänsten.

Det är också olyckligt att utredningen ser en portal med en stor länksamling som det bästa stället. Portaler med ambitionen att innehålla ”allt” var en populär tanke under internets barndom men har aldrig blivit en succé (t ex så lades Sverige.se ner 2008 och Passagen som började som en stor portal 1995 har fått ett mer nischat fokus). Det finns heller inga resonemang som går ut på att tjänster i ökad utsträckning anpassas för mobila enheter.

Kommunerna utgör mottagare för en stor del av företagens uppgiftslämnande. Detta omfattas inte av utredningens förslag.

Detta pekar på att förenklingar för företagen kräver många olika lösningar för att möta mångfacetterade behov. En enskild myndighet kan inte skapa tjänster som möter alla behov men en myndighet kan skapa bastjänster som andra aktörer kan använda för att bygga mer specialiserade tjänster och myndigheter kan samverka för att tillsammans bidra till användaranpassade tjänster. Utredningens förslag om ”one-size-fits-all” motverkar en sådan utveckling.

1.2 Gärna e hela vägen

Den kartläggning som utredningen hänvisar till visar att Skatteverkets andel av ärendevolymen utgör 73 %. Skatteverket tar emot mängder med information och har starka incitament för att se till att detta kan ske smidigt och enkelt både för uppgiftslämnaren och Skatteverket.

Större delen av denna ärendevolym utgörs av kontrolluppgifter som lämnas av bland annat arbetsgivare och banker. Över 99 % av dessa kontrolluppgifter lämnas idag elektroniskt och det normala är att det sker genom filöverföring direkt till Skatteverket. Även små företag kan göra detta eftersom Skatteverket tillhandahåller en gratis programvara för ändamålet som dessutom underlättar för företagen genom att spara grundläggande information.

Utredningen har valt att fokusera på gränssnittet mellan företag och myndighet, det vill säga själva uppgiftslämnandet som man kallar för det ”inledande mötet”. Skatteverket har emellertid valt att fokusera på hela kedjan från källan till informationen till att uppgiftslämnandet är fullgjort. Detta fokus är nödvändigt därför att Skatteverket är inte endast intresserat av att uppgiftslämnandet kan ske smidigt, det är också viktigt att uppgifterna är korrekta.

Skatteverkets strategi går ut på att uppgifter som lämnas till oss ska vara rätt från början. Detta leder till minskat behov av att kontrollera uppgifterna i efterhand vilket också skapar mindre besvär för företagen. Huvudspåret för att lyckas med detta handlar om elektronisk information (eller ”e hela vägen”).

Ett exempel på detta är certifierade kassaregister som går ut på att informationen i kassaregistren ska vara korrekt. Det som faktiskt registreras i ett kassaregister lagras och kan inte manipuleras. Nästa steg i kedjan handlar om att denna information bokförs på ett korrekt sätt. Skatteverket uppmuntrar därför gärna användandet av elektroniska bokföringssystem som är integrerade med kassaregistren. Bokföringen tillsammans med andra uppgifter ligger sedan till grund för uppgiftslämnande i form av bland annat deklarationer. Om uppgifterna redan finns hos företagen i elektronisk form förefaller det enklast om dessa uppgifter direkt kan lämnas till Skatteverkets system (detta är vad utredningen kallar för system-till-system lösningar).

Det handlar om att säkerställa att hela kedjan är så säker och smidig som möjligt. Skatteverket samverkar också med programvaruleverantörer och redovisningsbranschen för att bidra till detta. Om informationen som lämnas på detta sätt bedöms som trovärdig kan Skatteverkets kontrollresurser i högre grad användas för att medvetet fusk som ligger utanför den här typen av säkra kedjor.

Uppgiftslämnarutredningen är inte på något sätt mot detta men utredningens huvudförslag går ut på att skapa stora länksamlingar med 100-tals e-tjänster där företagaren först ska hitta rätt och sedan manuellt skriva in informationen. Detta förefaller onödigt om informationen redan finns i elektronisk form och dessutom utgör det en felkälla eftersom skrivfel lätt kan ske.

Skatteverket stöter ofta på en myt om att system-till-system lösningar endast skulle passa för lite större företag. Sanningen är snarare att det passar bäst för de minsta företagen. Små företag har ofta problem med att göra sin bokföring. Syftet med en bokföring är inte i fösta hand att tillfredsställa Skatteverket utan det är att företaget självt ska veta hur verksamheten går. Att hjälpa företagen med att skapa en enkel och smidig bokföring ger nytta för dem och det underlättar dessutom uppgiftslämnandet.

En enklare bokföring behöver bygga på elektroniska tjänster. Idag finns det på marknaden en mängd olika webbaserade bokföringssystem. Dessa kan vara mer eller mindre avancerade men innehåller ofta funktioner för automatkontering. De grundläggande funktionerna är också billiga och kostar ofta endast några tior per månad.

Danska Skatteverket (Skat) arbetar för närvarande på en modell (NemVirk) där bokföringen går att automatisera ytterligare om företaget använder ett och samma bankkonto för alla transaktioner. Banken samverkar med redovisningssystemen som i sin tur kan vara en källa för automatiserat uppgiftslämnande. Drivkraften för detta har varit att förenkla för företagen vad gäller bokföring och inte endast att förenkla uppgiftslämnandet.

Förenklingar behöver alltså utgå från företagets perspektiv och så långt det är möjligt åstadkomma förenklingar och hantera uppgiftslämnandet inom ramen för företagets ordinarie processer och informationshantering. Eftersom utredningen börjar med själva gränssnittet och inlämningen av information tappar man helhetssynen och landar därför i omoderna lösningar som inte nödvändigtvis hjälper företagen.

Skatteverket ser ”e hela vägen” som huvudspåret (för stora delar av uppgiftslämnandet som t ex kontrolluppgifter är det så redan idag). Denna väg behöver sedan kompletteras med e-tjänster där det är möjligt att manuellt skriva in uppgifter (”e en del av vägen”) för att täcka in alla behov. Uppgiftslämnarutredningen verkar föreslå det motsatta. Utredningen utgår från en papperslogik där själva ifyllandet av information på en blankett flyttas till en e-tjänst. Det är naturligtvis ett framsteg men idag har utvecklingen kommit längre än till ”elektrifierade blanketter”.

1.3 Gärna ökat utbyte av information mellan myndigheter

Utredningens förslag är att så kallade grundläggande uppgifter ska samlas i ett centralt register. Myndigheter som ska tillhandahålla de grundläggande uppgifterna är bland annat Skatteverket och Bolagsverket. Utredningen föreslår inte att dagens ansvar för olika uppgifter ska ändras.

Ett exempel på en vanlig grundläggande uppgift är adress till en enskild näringsidkare (ca 55 % av alla företag utgörs av enskilda firmor). Detta är samma som folkbokföringsadressen för personen och Skatteverket är därför ansvarig för den uppgiften.

Utredningen föreslår att Skatteverket ska lämna dessa uppgifter till det centrala registret och att andra myndigheter därefter ska aviseras därifrån (oklart hur detta ska gå till). När det gäller just adresser till fysiska personer levererar Skatteverket sådana uppgifter (och många andra) direkt till myndigheter och kommuner genom det centrala aviseringssystemet Navet. Alla kommuner får uppgifter och även nästan alla myndigheter. Frågan är om utredningen anser att Skatteverket ska sluta med dessa leveranser och att myndigheterna istället ska hämta uppgifterna från företagsregistret som en grundläggande uppgift?

Utredningen har inte utrett om myndigheter redan idag har tillgång till många av de grundläggande uppgifterna, man har endast undersökt om uppgifterna finns med i inlämnandet. När det gäller t ex deklarationer anges att adress till företagaren är en grundläggande uppgift. Det är sant men företaget behöver aldrig lämna denna uppgift. Den behöver inte anges i e-tjänsten och den finns redan förtryckt på pappersblanketten. Att bara ange hur ofta de grundläggande uppgifterna förekommer för olika uppgiftskrav blir därför missvisande. Mer relevant hade varit att ta reda på hur ofta företagaren faktiskt behöver fylla i sådana uppgifter och om det i så fall beror på att myndigheten saknar uppgiften eller om det finns andra orsaker. Av exemplet ovan torde det i vart fall vara klart att det inte finns några vinster med att avisera myndigheter med uppgift om fysisk persons adress från företagsregistret.

Eftersom de flesta grundläggande uppgifterna redan finns hos någon myndighet och myndigheter redan idag utbyter information förefaller en naturlig utveckling vara att bygga vidare på detta. Särskilt viktigt blir att undanröja eventuella hinder för utbyte av information mellan myndigheter vare sig de är juridiska, tekniska eller ekonomiska.

Detta gäller inte endast grundläggande uppgifter utan även andra. Skatteverket och Bolagsverket tar idag in delvis samma information genom deklarationer och årsredovisningar. Men Skatteverket kan inte ge information till Bolagsverket eftersom deklarationsuppgifter omfattas av absolut sekretess och Skatteverket har inte ekonomiska möjligheter att i stor utsträckning hämta uppgifter från Bolagsverket eftersom Bolagsverket tar ut avgifter. Ett uppgiftskravsregister löser inte dessa problem.

Skatteverkets syfte med denna redogörelse är att peka på vikten av en tydlig strategi över informationshanteringen. Det måste vara tydligt vem som äger och ansvarar för informationen. Ett centralt företagsregister som innehåller kopior av information från olika primärregister och där det är oklart hur ändringar kan göras skapar otydlighet vad gäller ansvarsförhållanden. Den myndighet som äger informationen måste vara ansvarig för dess kvalitet och göra behövliga ändringar. Samtidigt måste det vara tydligt vem som har rätt att använda informationen och hur det ska gå till. Sekretessbestämmelser finns oftast av goda skäl och kan leda till att vissa uppgifter behöver lämnas flera gånger. Så länge detta kan ske på ett enkelt sätt kan det också vara något företagen föredrar. Det är inte orimligt att företagen vill veta hur de uppgifter de lämnar till en myndighet kommer att användas.

Genom att ha tydligt ansvar för olika primärregister (gärna hos färre myndigheter än idag) och se över möjligheterna för myndigheter att utbyta information kan ett minskat uppgiftslämnande uppnås utan ett centralt register med grundläggande uppgifter.

Myndigheter kan också genom bilaterala samarbeten enas om andra gemensamma uppgifter endast behöver tas in en gång. Detta kan göras utan att det finns ett centralt uppgiftskravsregister.

1.4 Det finns viktiga strategiska vägval

Det finns idag många olika initiativ och samarbeten för att effektivisera och förenkla för företagen. Informationsutbyte sker redan idag mellan myndigheter. Samarbeten sker mellan myndigheter och mellan myndigheter och privata aktörer. Utvecklingen av bastjänster och öppna data skapar möjligheter för andra aktörer än myndigheter att bygga olika tjänster för olika kundgrupper. Detta kan leda till en mångfald av flexibla och kostnadseffektiva lösningar. Skatteverket uppfattar det som att utredningen föreslår en helt annan och ny väg för staten vad gäller uppgiftslämnandet.

Vad utredningen föreslår är en mer centralstyrd utveckling utifrån en idé om att ”one-size-fits-all” som kräver att nya infrastrukturer byggs upp. Flera modeller kan finnas samtidigt men Skatteverket har i likhet med andra myndigheter begränsat med utvecklingsresurser och det har stor betydelse om nya strategiska vägval görs. Om uppgiftslämnarutredningens förslag genomförs får det en hämmande effekt på utvecklingen av alternativa lösningar.

Skatteverket anser att det krävs en mer fullödig utredning från ett strategiskt perspektiv där önskad informationshantering och informationsägarskap samt vilka alternativ som finns tillhands utreds innan tekniska lösningar föreslås som går tvärtemot den utveckling som för närvarande bedrivs.

2 Konkreta synpunkter på utredningens förslag

2.1 Avsnitt 7.2 En gång till ett ställe

Skatteverket tror inte att en portal med mängder av länkar kommer att uppfylla företagens krav på enkelhet. Själva portalen ändrar inte på det faktum att uppgiftslämnandet ska ske på samma sätt som idag, det vill säga till flera olika myndigheter via deras olika e-tjänster. En stor länksamling riskerar att bli oöverskådlig och förhoppningar om att företaget endast ska kunna få fram de tjänster som är aktuella är just förhoppningar eftersom det inte finns beskrivet hur detta ska gå till utan det lämnas till det fortsatta arbetet.

En dörr in blir därför bara en dörr framför en mängd andra dörrar. Enda vinsten är att inloggning endast behöver ske en gång (genom single-sign-on om myndigheterna anpassar sina e-tjänster) men det är bara en vinst om ett företag lämnar uppgifter till flera olika myndigheter vid ett och samma tillfälle.

Utredningen anger att företagen alltid ska möta gränssnitt som är lika. En portal med länkar kan inte ordna detta utan varje myndighet kommer fortfarande ha sina egna, och olika, e-tjänster. Att åstadkomma likadana gränssnitt är en helt annan fråga som skulle kräva stora utvecklingsresurser.

Skatteverket finner det anmärkningsvärt att utredningen antyder att det i framtiden inte ska vara möjligt för företagen att välja någon annan ingång än Servicetjänsten.

2.2 Avsnitt 7.4 Uppgifter som ofta krävs vid ett uppgiftslämnande

Utredningen pekar på nio grundläggande uppgifter som ofta lämnas in. Som nämnts ovan stämmer det att dessa uppgifter är vanliga men inte att de alltid ska lämnas in. Ofta är de redan förifyllda. Utredningen tar också som ett exempel att ändringar av adressuppgifter skulle få snabbare genomslag ut till myndigheterna. För fysiska personers adress gäller att Skatteverket aviserar uppgifterna till andra myndigheter så ofta som myndigheterna önskar.

Det är oklart hur utredningen tänkt att dessa grundläggande uppgifter ska aviseras till myndigheter, om det ska ske löpande eller endast när ett företag lämnar in uppgifter. Många myndigheter har behov av ständigt uppdaterade uppgifter, bland annat för att på eget initiativ kontakta företagen. För att utredningens förslag ska fungera krävs alltså att företagsregistret har kapacitet att löpande under dagen avisera i princip samtliga myndigheter och kunna göra detta 24 timmar om dygnet 7 dagar i veckan.

Utredningen har inte kunnat förklara varför företagsregistret inte används särskilt mycket idag. Det är olyckligt eftersom man nu bygger sitt förslag på en förhoppning om att kvaliteten ska förbättras. Utredningen anger att ett arbete påbörjats för att öka kvaliteten. Om en kopia av ett primärregister innehåller andra uppgifter än originalet måste det vara tydligt vem som har ansvaret för uppgiftens kvalitet och hur den ska ändras.

Dessa problem slipper man om man använder en modell med distribuerade tjänster istället. Detta ger möjlighet till mer flexibla lösningar, snabbare åtkomst och tydlighet vad gäller ansvar.

Utredningen förordar dock en lösning med ett centralt register eftersom den lösningen anges vara väl beprövad vilket inte distribuerade tjänster anses vara. Skatteverket har dock motsatt uppfattning. Utredningen förslag om att företagsregistret får en utökad och annan användning ställer helt nya krav och ändrar förutsättningarna betydligt.

Ett argument för att ändå ha ett centralt register är att det fungerar som primärregister i vissa fall. De enda uppgifter som nämns som exempel är telefonnummer och e-postadress. Frågan är om dessa två uppgifter utgör ett tillräckligt starkt skäl för att skapa ett centralt register med grundläggande uppgifter. Det bygger också på ett antagande om att företagen alltid har ett och samma telefonnummer och en och samma e-postadress för samtliga myndighetskontakter.

Det är även oklart hur ändringar av uppgifterna i företagsregistret kan göras och om ändringar direkt i registret endast kan göras av sådana uppgifter där företagsregistret fungerar som primärregister (alltså telefonnummer och e-post).

2.3 Avsnitt 8.1 Specifikt om registret över uppgiftskrav

Syftet med uppgiftskravsregistret uppges vara att skapa förutsättningar för samordning och informationsutbyte mellan myndigheter.

En avgörande faktor blir då hur registret kommer att vara utformat och vad det kommer att innehålla. I den kartläggning som redan gjorts beskrivs uppgiftskraven på en aggregerad nivå. Detta innebär att ett uppgiftskrav utgörs till exempel av en inkomstdeklaration som i sin tur innehåller en mängd olika uppgifter som inte specificeras i uppgiftskravsregistret. Utredningen nämner även ansökan om nötkreaturspass som ett exempel på ett uppgiftskrav (som i sin tur innehåller en mängd olika uppgifter). När uppgiftskraven beskrivs på denna höga nivå torde det bara finnas små möjligheter att samordna informationsutbytet; det finns bara en myndighet som begär in inkomstdeklarationer och det finns bara en myndighet som begär in ansökan om nötkreaturspass.

Den nivå som används idag är alltså alltför övergripande för att vara till nytta för att minska uppgiftslämnandet genom ökad samordning mellan myndigheter. För att det ska vara möjligt behöver alla förekommande uppgifter för ett visst uppgiftskrav beskrivas. En inkomstdeklaration innehåller en stor mängd uppgifter varav t ex omsättning är en. Detta är en uppgift som eventuellt skulle kunna intressera andra myndigheter (om det hade varit tillåtet att sprida informationen). Men eftersom kartläggningen inte görs på den nivån kommer sådant inte att identifieras.

Det förtjänar att påpekas att en kartläggning på en mer detaljerad nivå skulle kräva oerhört mycket mer resurser än vad den nu genomförda kartläggningen krävt.

Utredningen verkar dock inte föreslå en sådan detaljeringsgrad men samtidigt lämnas frågan öppen eftersom man hänvisar till att detaljeringsgraden bör bestämmas av den föreslagna Företagsdatamyndigheten. Skatteverket hade gärna sett att denna fråga hade beskrivits tydligare eftersom den är helt avgörande för bedömning av registrets funktion och kostnader.

Utredningens skrivningar går att tolka som att det endast är de grundläggande uppgifterna som ska definieras på mer detaljerad nivå (dock inte i uppgiftskravsregistret). Skatteverket ser detta som mer rimligt men då blir frågan vad syftet med uppgiftskravsregistret egentligen är.

Uppgiftskravregistrets existens leder inte per automatik till vare sig ett minskat eller förenklat uppgiftslämnande. Det är oklart beskrivet hur registret ska användas i praktiken för att leda till ett minskat och förenklat uppgiftslämnande.

2.4 Avsnitt 8.2 ”Att göra-listor”

Det är positivt att utredningen inser att uppgiftskravsregistret endast kan skapa generella uppgiftskravslistor för ett visst företag. Dessa listor skulle innehålla mångdubbelt fler antal uppgiftskrav än vad som faktiskt skulle vara aktuellt för ett enskilt företag och därmed tämligen meningslösa.

Utredningen föreslår därför att ”Att göra-listor” skapas genom att myndigheterna löpande tillhandahåller information om kommande uppgiftskrav (samt när dessa fullgjorts). Det är en bra ambition att försöka skapa en överblick för företagen över uppgiftslämnandet men det är oklart hur detta ska gå till. Utredningen pekar på praktiska, tekniska och juridiska hinder. Det är tydligt att denna fråga inte är tillräckligt utredd utan att det mer handlar om en önskvärd ambition.

Skatteverket anser att denna fråga även behöver sättas i relation till annat pågående utvecklingsarbete som till exempel Verksamt.se och Mina Meddelanden.

Det är också viktigt att ha klart för sig vilket eller vilka problem man försöker lösa. Uppgiftslämnarutredningen har fokus på befintliga företag men troligen har nya företag (eller företag som ännu inte registrerats) de största problemen med att hitta rätt bland uppgiftskraven. Olika typer av uppgifter som ska lämnas endast en gång som till exempel olika typer av tillstånd som behövs innan verksamheten bedrivs är svåra för myndigheter att förutse. Mer regelbundet uppgiftslämnande som till exempel momsdeklarationer torde de flesta företag lära sig ganska snabbt. Det kan alltså dels finnas behov för företagen att få veta vad de ska lämna men ofta är uppgiftslämnandet känt och då kan det istället finnas behov av påminnelser.

För att lösa dessa problem kan man tänka sig tjänster som inte kräver att företaget identifierar sig. Genom att svara på ett antal frågor kan uppgiftskraven ringas in med rimlig säkerhet. Företaget skulle sedan kunna välja att prenumerera på påminnelser för valda uppgiftskrav.

Skatteverkets uppfattning är alltså att denna fråga kräver ytterligare utredning innan det är möjligt att ta ställning till vilka lösningar som är bäst.

2.5 Avsnitt 9 Sammanfattande målbild

Skatteverket är positivt inställd till en målbild som de facto beskriver hur ett minskat och förenklat uppgiftslämnande ska gå till men den beskrivna målbilden är oklar. Det är oklart hur de grundläggande uppgifterna och företagsregistret ska hanteras tekniskt och praktiskt och vad detta innebär för det informationsutbyte som redan idag finns mellan myndigheter. Uppgiftskravsregistrets struktur och användning är också oklar.

Det är lämpligt med ett fasindelat genomförande men de olika faserna är otydligt beskrivna och därför svårt att se vad de exakt innehåller.

2.6 Avsnitt 11.1 Juridisk vägledning för verksamhetsutveckling inom e-förvaltning

Utredningen resonerar kring de rättsliga förutsättningarna för det så kallade ”egna utrymmet”, som utgör en skyddad elektronisk plats för den enskilde där användaren ska kunna upprätta utkast till handlingar eller annars för egen del behandla uppgifter utan insyn av någon annan. 

Eget utrymme utgör en avgörande komponent i många av dagens e-tjänster. Den offentliga förvaltningen har till stor del i praktiken godtagit att det egna utrymmet utgör ett vedertaget synsätt som med utgångspunkt i gällande rätt kan tillämpas. Detta synsätt bygger bland annat på den grundläggande tanken i offentlighetsprincipen att allmänheten inte kan kräva tillgång till en upptagning hos myndigheterna som de endast har teknisk befattning med. Myndigheterna har försökt att anpassa sina e-tjänster till vedertagna synsätt och gränsdragningar. 

De e-tjänster hos andra myndigheter som är tänkta att användas i samband med att företagen vänder sig till servicetjänsten vid den föreslagna Företagsdatamyndigheten kommer till stor del att ha ett eget utrymme. 

Det finns en rättslig osäkerhet kring hur eget utrymme kan komma att bedömas vid en prövning i domstol med anledning av en begäran att enligt 2 kap. TF om att få ut en handling som är förvarad i det egna utrymmet.  Utredningen för ett resonemang utifrån ställningstagandet i de frågor som E-delegationen fört fram i sin vägledning, Juridisk vägledning för verksamhetsutveckling inom e-förvaltningen. Utredningen kommer delvis till andra slutsatser än E-delegationen och anser att E-delegationens synsätt inte utan vidare kan godtas. Utredningens uppfattning bygger, som Skatteverket uppfattat det, på att man ser hela myndighetens verksamhet i ett sammanhang och hävdar att undantaget för det egna utrymmet inte kan tillämpas om det finns ett bakomliggande intresse hos myndigheten att hanteringen i utrymmet ska vara till nytta för myndighetens egen verksamhet.

För att kunna skapa en god e-förvaltning krävs att en sådan kan förenas med gällande rätt och de synsätt i övrigt som författningsregleringen bygger på. Utredningens syn på det egna utrymmet ger en bild av att rättsläget är osäkert och att det synsätt som den offentliga förvaltningen tillämpar, inte minst med stöd av E-delegationens vägledning, kan ifrågasättas.

Det är därför angeläget att frågor kring det egna utrymmet och den skyddade elektroniska platsen till exempel när det gäller hur man ska se på sekretessfrågan löses snarast. Detta för att myndigheterna med någon säkerhet ska kunna göra korrekta bedömningar i en fortsatt utveckling av e-förvaltningen. 

2.7 Avsnitt 11.2 Behov av sekretess hos Företagsdatamyndigheten

Utredningen föreslår ingen ny sekretessreglering avseende de uppgifter som den nya Företagsdatamyndigheten är tänkt att hantera. Detta är en avgörande fråga och Skatteverket finner det olyckligt att frågan skjuts till genomförandet. 

Skatteverket är av den uppfattningen att en sekretessreglering av de uppgifter som kommer att finnas i servicetjänsten hos Företagsdatamyndigheten och som kan hänföras till företagens ekonomiska förhållanden ska sekretessregleras. En förutsättning för att företagen ska använda de erbjudna tjänsterna får antas vara att ett fullgott sekretesskydd kan säkerställas. Aktuella uppgifter kommer att ha olika stark sekretess hos anslutna myndigheter. För att uppnå en enhetlighet och undvika en försvagning av sekretessen anser Skatteverket att så kallad ”absolut sekretess” bör införas för uppgifterna när de finns hos Företagsdatamyndigheten.

De uppgifter om förekommande och fullgjorda krav som kommer att finnas hos myndigheten kommer, mot bakgrund av den erfarenhet Skatteverket har av liknade möjligheter till sammanställningar, att ha ett intresse för allmänheten att få ta del av inte minst i kreditupplysningssammanhang. Vid användande av ”absolut sekretess” kan det allmänna genom sekretessbrytande bestämmelser styra över hur aktuella uppgifter ska tillgängliggöras för olika delar av samhället.

2.8 Avsnitt 13.2, 13.3 och 13.4 om kostnader

Skatteverkets bedömning är att den föreslagna storleken på Företagsdatamyndigheten är för liten för att den på något meningsfullt sätt ska kunna bidra till att förenkla och minska uppgiftslämnandet. Att analysera uppgiftskrav, komma överens om definitioner och föra dialog med många myndigheter riskerar att vara tidsödande. Skatteverket noterar också att inga kostnader har beräknats för kontakter med enskilda företag. Om Servicetjänsten ska användas av flertalet företag är det rimligt att många kommer att vilja ringa till Företagsdatamyndigheten och ställa frågor om uppgiftslämnandet eller om de tjänster som erbjuds. Det kommer inte att vara möjligt att endast hänvisa till respektive myndighet. Det torde vara svårt för en svensk myndighet att vägra att ha kontakt med sina användare.

Skatteverket har gjort egna bedömningar av kostnaderna för IT-infrastrukturen både för den föreslagna Företagsdatamyndigheten och för deltagande myndigheter.

Bedömningarna är översiktliga och bygger på utredningens listning av krav och användningsfall som CAP Gemini och IDA Infront använt. Skatteverket har bedömt vilka aktiviteter som är nödvändiga samt uppskattat min-, max- och troligt värde i form av resurstid för dessa. Tillvägagångssättet bygger på Lichtenbergmetoden.

För den centrala lösningen uppskattar Skatteverket investeringskostnaden till ca 30 miljoner kronor (osäkerheten ligger på 7 miljoner kronor) vilket ligger i linje med de uppskattningar utredningen redovisar.

När det gäller kostnader för myndigheternas anpassningar har Skatteverket utgått från en ”standardmyndighet” med fem uppgiftslämnande system som behöver anpassas för att leverera och ta emot data. Kostnaden för detta uppskattas till ca 57 miljoner kronor (osäkerheten ligger på 20 miljoner kronor). För Skatteverket som har tretton system att anpassa kan kostnaden uppskattas till ca 100 miljoner kronor. Till detta kommer löpande förvaltningskostnader.

Kostnaden för de olika myndigheterna kommer naturligtvis att variera kraftigt beroende på hur många system som ska anpassas och på hur arkitekturen ser ut. Men den totala kostnaden för samtliga myndigheter landar på miljardbelopp.

Anpassningar hos myndigheterna utgör således de största kostnaderna för att genomföra utredningens förslag. Det är anmärkningsvärt att utredningen inte gjort några försök att uppskatta dessa kostnader. Utredningen har inte därmed inte tillhandahållit ett fullgott beslutsunderlag.

3 Yrkande om fortsättningen

Skatteverket yrkar i första hand på att utredningens förslag inte genomförs eftersom utredningen innehåller många oklarheter och utgör ett bristfälligt beslutsunderlag. Särskilt anmärkningsvärt är att ingen bedömning gjorts av myndigheternas kostnader för att genomföra förslagen.

I andra hand yrkar Skatteverket på att en mer fullödig utredning genomförs som mer förutsättningslöst kan belysa olika möjligheter och hinder för att minska och förenkla uppgiftslämnandet utifrån företagens perspektiv. De frågor uppgiftslämnarutredningen berört men inte utrett tillräckligt kan då beaktas.

Utredningen pekar på att arbetet inledningsvis kan ske med ett mindre antal myndigheter. I det fall utredningens förslag ska börja genomföras yrkar Skatteverket därför i tredje hand att Skatteverket undantas från det fortsatta arbetet. Skatteverket föreslås istället ges en möjlighet att fortsätta utveckla det redan påbörjade arbetet med alternativa sätt att förenkla för företagen.