Att tänka på som arbetsgivare
Det kan vara svårt att veta hur allt ska hanteras när en anställd, eller någon du ska rekrytera, har eller får skyddad folkbokföring eller sekretessmarkering. Att leva med skydd av personuppgifter försvårar personens livssituation och hen kan ha behov av mer stöd. Det är viktigt att du som arbetsgivare har kunskap om vad det innebär för dig.
"Min chef gav mig en annan telefon och gjorde en handlingsplan för vad de skulle göra om han dök upp på jobbet."
Veronika, 47 år
Film
Filmens innehåll i text
Nyhetsuppläsare:
Många vittnar om omfattande praktiska problem associerade med att leva med skyddade personuppgifter. Det slås fast i en...
Mansröst:
Det där är den fina formuleringen.
Ska man använda ren svenska så kan man säga att det är ett helvete.
Byta namn, byta jobb, byta bank, byta vårdcentral.
Har du flyttat nån gång?
Har du flyttat till ett ställe som inte ingick in din plan?
Du blir tvingad att gilla läget.
Sen... att gå in i ett nytt förhållande.
Man får liksom låtsas att man är pånyttfödd.
Jag skulle behöva börja om en gång till.
Byta namn, byta jobb, byta bank.
En gång till.
Om jag orkar.
Det är viktigt att respektera den anställdes integritet, men du behöver få information om vilka skyddsbehov den anställde har. Personen kan själv berätta om hen har skyddad folkbokföring eller sekretessmarkering. Du behöver den här informationen för att kunna följa de lagar och regler som gäller inom offentlig förvaltning.
Du bör fokusera på vilka åtgärder du behöver göra på arbetsplatsen, hur du kan ge stöd till den anställda och vad du kan berätta för övriga anställda. Det kan exempelvis handla om vilket skydd personen behöver ha på arbetsplatsen och hur olika situationer ska hanteras.
Du ska följa de rutiner som finns på din arbetsplats när du ska hantera personuppgifter för dem med skyddad folkbokföring eller sekretessmarkering. Om det inte redan finns särskilda rutiner för det kan du som arbetsgivare behöva ta fram sådana. Rutiner och riktlinjer ska vara aktuella, tydliga och enkla att följa.
Det finns en risk att uppgifter om den anställde röjs och du som arbetsgivare bör därför vara försiktig med att dela uppgifter till andra anställda eller utomstående utan att ha fått samtycke från personen. Det kan till exempel handla om inbjudningar till trivselaktiviteter där personuppgifter framgår eller om personen kan taggas i fotografier på sociala medier. Hanteringen av personuppgifter för de som har skyddad folkbokföring och för de som har sekretessmarkering bör även begränsas till ett fåtal personer. Risken för att personuppgifter lämnas ut, av misstag eller medvetet, ökar med antalet personer som kan ta del av uppgifterna.
Att tänka på vid rekrytering
I samband med rekrytering är det viktigt att du informerar den som har skydd av personuppgifter och som vill söka arbete om hur hen ska gå till väga. Du behöver se till att de personuppgifter du får in hanteras på ett säkert sätt.
Det bästa är om den som har skydd av personuppgifter kan ansöka som alla andra, men beroende på hur ni sköter er rekrytering kan det i vissa fall krävas andra rutiner. Ett exempel är att personen skickar in sin ansökan i pappersform istället för digitalt. Då kan ni undvika att känslig information hamnar hos ett rekryteringsföretag eller på något annat sätt röjs för obehöriga.
Det är också viktigt att det tydligt framgår vilka uppgifter som tillhör personer med skyddad folkbokföring eller sekretessmarkering, så att ni kan göra en noggrann sekretessprövning när någon begär ut ansökningarna.
"De frågar mig varför jag byter jobb hela tiden. Jag svarar lite olika. Ibland säger jag som det är, att jag har problem med ett ex och att han dykt upp på min arbetsplats och varit hotfull. De lyssnar men det är klart, de tycker inte att jag känns som ett säkert kort. Nu har jag börjat plugga."
Kim A, 43 år