Som ett led i arbetet mot den sk 24-timmarsmyndigheten har uppgiftsinlämnande och ärendehantering via Internet en viktig roll. I flera sammanhang har uttalats stor tilltro till möjligheterna att förbättra servicen till företagen, minska den manuella hanteringen för skattemyndigheterna och förbättra kvaliteten i inlämnade uppgifter genom ett elektroniskt uppgiftslämnande. RSV:s verksledning har de senaste åren velat påskynda utvecklingen av Internetbaserade tjänster. Som ett första pilotprojekt har man därför gjort det möjligt för ett begränsat antal företag att lämna skattedeklaration via Internet. Applikationen för en elektronisk skattedeklaration (eSKD) togs i enlighet med planerna i drift den 8 mars 2001. När nu Internettjänsten har varit i drift i närmare ett år håller RSV på att utvärdera projektet, för att ta reda på hur det har fungerat och vilken nytta olika parter har av ett elektroniskt deklarationsinlämnande.
Det är i dagsläget ca 480 000 företag som redovisar moms och/eller arbetsgivaravgifter och avdragen skatt i skattedeklaration. En del av dessa lämnar endast en redovisning per år, men de flesta lämnar en deklaration per månad. I genomsnitt inkommer ca 428 000 skattedeklarationer varje månad till skattemyndigheten.
Skattemyndigheten skickar varje månad ut deklarationsblanketter till alla de företag som ska lämna redovisning på skattedeklaration. Företagen skickar sina ifyllda skattedeklarationer till en indatacentral, som skannar in deklarationerna till elektroniskt läsbar form. De färdigbehandlade skattedeklarationerna överförs via datanätet till skattemyndighetens system för moms och arbetsgivaravgifter. Där sker diverse kontroller av de redovisade uppgifterna innan summan överförs till företagets skattekonto.
Istället för att på ovan beskrivna sätt lämna in sin skattedeklaration i pappersform kan företagen nu välja att deklarera elektroniskt, via Internet. Så länge som försöksverksamheten pågår är det elektroniska uppgiftslämnandet begränsat till de första 15 000 företag som ansöker om att lämna eSKD.
För att kunna lämna skattedeklaration elektroniskt måste företaget alltså skicka in en ansökan om detta till skattemyndigheten. I ansökan ska anges vilken behörig firmatecknare som ska lämna skattedeklarationen. Firmatecknaren ska även skicka in en ansökan om ett säkerhetscertifikat. Det ska sedan installeras på firmatecknarens dator. Skattedeklarationen kan endast fyllas i och skickas iväg från den dator där säkerhetscertifikatet är installerat och med angivande av den kod som firmatecknaren fått till certifikatet.
Formulären för moms respektive arbetsgivaravgifter och avdragen skatt ser i princip likadana ut på eSKD som på pappersdeklarationen. Den elektroniska deklarationen har dock försetts med ett visst ifyllnadsstöd, där vissa summeringar utförs med automatik. Innan man kan skicka in sin elektroniska deklaration genomgår den också en del formella kontroller, där det bland annat kontrolleras att alla summeringar är korrekta och att alla obligatoriska rutor är ifyllda.
Den elektroniska skattedeklarationen kan både användas för att redovisa uppgifter för en ny period och för att rätta en tidigare lämnad deklaration. Även då man rättar en tidigare inlämnad deklaration måste man fylla i en fullständig ny deklaration. Man kan alltså inte via Internet i dagsläget se vilka uppgifter man har lämnat i tidigare deklarationer.
Utifrån en enkät som skickades ut i samband med RSV:s utvärdering av skattekontot kan man se att intresset för att använda Internettjänster i kommunikationen med skattemyndigheten varierar med företagens storlek och lokalisering. Det är då intressant att se vilka slags företag som faktiskt har anslutit sig till eSKD. Finns det någon gemensam nämnare hos de anslutna företagen, eller är det ett tvärsnitt av samtliga företag? För att besvara den frågan jämför vi de företag som har anslutit sig till eSKD med samtliga företag som idag lämnar skattedeklaration avseende vissa kriterier, såsom storlek, branschtillhörighet och geografisk koncentration.
Storlek
Enligt den enkätundersökning som gjordes i samband med utvärderingen av skattekontot är intresset för att lämna skattedeklaration elektroniskt via Internet större hos företag med många anställda och hög omsättning än hos små företag. Bland de företag som hittills har anslutit sig till eSKD ser man dock inte samma skillnader som om man utgår från det intresse företagen har uttryckt. Oavsett om man tittar på företagens omsättning, antal anställda eller lönesumma så är skillnaderna i andelen företag som har anslutit sig till eSKD marginella. Vissa skillnader kan man dock hitta. Bland de riktigt små företagen är det färre än genomsnittet som anslutit sig till eSKD. Samma tendens ser man hos de riktigt stora företagen. Hos de medelstora företagen, som här utgör ett väldigt stort intervall, är det däremot fler än genomsnittet som anslutit sig till eSKD. Alla storleksgrupper finns dock representerade hos de anslutna företagen.
Företagsform
Tittar man på företagsformen kan man först och främst inte hitta några skillnader mellan de företag som har anslutit sig till eSKD och samtliga företag som lämnar skattedeklaration avseende fördelningen mellan fysiska och juridiska personer. Omkring 25 % av företagen i båda grupperna utgörs av fysiska personer (enskilda firmor), medan resterande 75 % är juridiska personer. Bland de juridiska personerna finns dock en överrepresentation av aktiebolag bland de företag som anslutit sig till eSKD, medan övriga företagsformer är underrepresenterade.
Fördelning mellan olika företagsformer bland företag anslutna till eSKD jämfört med alla företag som lämnar SKD.
Företagsform | Anslutna till eSKD | Alla företag med SKD |
Enskild firma | 23,5 % | 27,5 % |
Aktiebolag | 61,7 % | 44,2 % |
Handelsbolag/kommanditbolag | 9,4 % | 15,3 % |
Övrigt | 5,4 % | 13,0 % |
Summa | 100,0 % | 100,0 % |
En ganska jämn andel av företagen från de flesta branscherna har anslutit sig till eSKD. De branscher som är överrepresenterade bland användarna av eSKD är företag som arbetar med databehandlingsverksamhet och andra företagstjänster, medan företag inom andra samhälleliga och personliga tjänster, parti- och detaljhandel, hotell- och restaurangverksamhet, fastighetsverksamhet samt byggverksamhet är något underrepresenterade.
Branschtillhörighet hos företag anslutna till eSKD jämfört med alla företag som lämnar SKD.
Bransch | Anslutna till eSKD | Alla företag med SKD |
Databehandlingsverksamhet | 9,3 % | 3,2 % |
Andra företagstjänster | 22,4 % | 15,8 % |
Andra samhälleliga och personliga tjänster | 5,1 % | 8,9 % |
Fastighetsverksamhet | 5,0 % | 8,4 % |
Parti- och detaljhandel | 17,1 % | 20,2 % |
Hotell- och restaurangverksamhet | 2,3 % | 4,2 % |
Byggverksamhet | 7,4 % | 9,0 % |
Övriga branscher | 31,4 % | 30,3 % |
Summa | 100,0 % | 100,0 % |
Företag med verksamhet i storstadsområde är enligt enkätundersökningen i samband med utvärderingen av skattekontot betydligt mer intresserade av att deklarera elektroniskt än företag i tätort eller landsbygd. Vidare är företag med verksamhet i en större tätort mer intresserade än företag med verksamhet i en mindre tätort eller landsbygd. Motsvarande skillnader kan man inte hitta bland de företag som anslutit sig till eSKD. De största skillnaderna jämfört med genomsnittet finner man i Stockholmsområdet. Bland företagen i Stockholms innerstad är det något färre än genomsnittet som har anslutit sig till eSKD, medan något fler än genomsnittet har anslutit sig bland företagen i resterande delar av kommunen (Stockholm ytterstad) samt i Stockholms kranskommuner.
För att få svar på hur de företag som lämnar eSKD tycker att det fungerar har vi dels gjort telefonintervjuer med ett 50-tal företag och dels lagt ut en fråga på RSV:s webbsida där företagen ombeds lämna synpunkter på vad som är bra och dåligt med eSKD. Vi har också intervjuat handläggare på skattemyndigheterna som besvarar frågor från företag som har problem med att fylla i sin eSKD och personal på servicejouren i Söderhamn som tar hand om alla frågor om eSKD av mer teknisk karaktär.
De flesta av de företag som har anslutit sig till eSKD är väldigt nöjda med Internettjänsten. Det är en efterlängtad tjänst som upplevs vara lätt att använda och som i de allra flesta fall fungerar utan några större problem. Tjänsten får alltså genomgående högt betyg av användarna och flera av de företag vi har intervjuat har poängterat att RSV absolut inte får ta bort den här möjligheten. De vill istället att RSV ska fortsätta utveckla fler Internettjänster. Även om det övergripande betyget är högt så finns det en del återkommande problem och förslag till förbättringar.
Ansökan och registrering
De som har börjat lämna eSKD är överens om att det var lätt att ansöka, installera säkerhetscertifikatet och komma igång med användningen. I de fall man har stött på några problem har man fått snabb hjälp att åtgärda dessa. Det är dock många företag som har lämnat ofullständiga eller felaktiga ansökningar. Framför allt består felen i att man på ansökan har angett någon annan än företagets behöriga firmatecknare eller att man inte har bifogat handling som styrker uppgiften om behörig firmatecknare. När företagen har ombetts komplettera sin ansökan har många företag fallit bort. Totalt har 7,2 % av de inkomna ansökningarna avslagits, och större delen av avslagen torde bero på den här beskrivna anledningen. Ytterligare företag har fallit bort efter registreringen. 28 % (över 2 700 företag) av de företag som registrerats som användare före 1 september 2001 hade i mitten av oktober inte använt tjänsten. För många av företagen beror detta på att firmatecknaren inte hämtat ut den kod som kommer i ett rekommenderat brev eller på att man stött på tekniska problem i samband med installationen av säkerhetscertifikatet. Sammantaget visar det dock att det är viktigt att registreringen går snabbt och enkelt, för att inte alltför många användare ska falla bort.
Applikationens funktionalitet
Majoriteten av de företag som lämnar eSKD är nöjda med applikationen och tycker att den är smidig och enkel att använda. Bland de fördelar som företagen framhåller kan särskilt nämnas att det är bra att kunna göra klart allt som har med deklarationen att göra på en gång, att det är bra att man kan lämna deklarationen ända fram till sista deklarationsdag utan att riskera någon förseningsavgift och att man får en kvittens på att uppgifterna verkligen har kommit in till skattemyndigheten. Däremot var det få företag som ansåg att det elektroniska uppgiftslämnandet ledde till någon egentlig tidsvinst eller att risken för fel i deklarationen minskade.
Det är framför allt de företag som redovisar arbetsgivaravgifter och avdragen skatt som har märkt av ifyllnadsstödet på eSKD:n, vilket är naturligt eftersom det är på den delen av deklarationen som de automatiska beräkningarna sker. Inget av de företag som vi har varit i kontakt med har särskilt framhållit ifyllnadsstödet som en av fördelarna med eSKD:n. Istället verkar ifyllnadsstödet uppfattas som en självklarhet när man deklarerar via Internet. Beträffande det fält där ingen automatsummering är inlagd, dvs summan av moms att betala eller återfå, är det däremot många företag som har reagerat och som efterlyser en komplettering av detta. I övrigt har det bara framkommit några synpunkter från företag som inte har rätt till företagsstöd (gäller framför allt en del företag i koncerner), om att de skulle vilja kunna avaktivera den automatiska beräkningen av företagsstödet.
Även om användarna av eSKD på det hela taget är väldigt nöjda med applikationen har de framfört en del förslag till förbättringar. De förbättringar som flest företag verkar efterfråga är en möjlighet att se uppgifter för tidigare perioder via Internet och att koppla eSKD till skattekontot så att man direkt kan se hur mycket man ska betala. Båda dessa funktioner kräver att uppgifter från skattemyndigheternas skattedatabas görs tillgänglig för företagen via Internet. Bland enklare förslag till förbättringar kan nämnas att det ska vara enklare att hitta ingången till eSKD (i dagsläget måste man skrolla längst ned på eSKD:s välkomstsida för att kunna logga in), att man vill kunna aktivera hjälptexterna i deklarationsformuläret genom att högerklicka på respektive fält (en del användare verkar inte ha upptäckt frågetecknet som finns i anslutning till varje fält) och att man ska få en signal om man skickar in en ny deklaration för en period som man redan har deklarerat för.
Teknisk support
Även om företagen tycker att eSKD:n fungerar bra har behovet av teknisk support varit stort. Under de första tio månaderna som tjänsten var i drift inkom nästan 8 000 frågor av teknisk karaktär, vilket motsvarar en fråga från 80 % av alla anslutna företag. I de allra flesta fall rör dock frågan inte själva applikationen för eSKD:n. Företagen verkar ha mer problem med att installera säkerhetscertifikatet och problem som uppstår med vissa kombinationer av operativsystem, webbläsare och andra program. Förutom vid installationen uppstår en stor del av problemen i samband med att företagen råkar ut för en hårddiskkrasch, byter dator eller byter operativsystem eller webbläsare i sin dator. Servicejouren i Söderhamn, som står för den tekniska supporten till användarna, har genomgående fått högt betyg för sin snabba service. Den kritik som framförs av företagen handlar istället om att RSV inte testkör programmet mot t ex nya operativsystem och webbläsare så att man i ett tidigt skede hittar och kan åtgärda eventuella problem, samt att man inte meddelar kända fel till användarna.
En del företag har, efter att ha provat eSKD några månader, slutat deklarera via Internet och istället återgått till att lämna deklaration i pappersform. De företag som vi har varit i kontakt med har förklarat att det inte beror på att applikationen inte uppfyller deras förväntningar. De har istället råkat ut för något tekniskt problem som de inte haft tid, eller kommit sig för, att åtgärda.
Totalt är det ca 480 000 företag som kan komma ifråga för att få lämna eSKD. I den försöksverksamhet som hittills pågått med eSKD är dock antalet användare begränsat till maximalt 15 000 företag. Eftersom man förväntade sig att snabbt komma upp i maxantalet användare lade RSV bara ut information om eSKD på sin webbplats på Internet. Då det inte gav förväntad effekt har också information om eSKD vid ett tillfälle skickats ut tillsammans med deklarationsblanketten till alla företag som lämnar skattedeklaration. Fortfarande har dock den förväntade anstormningen av företag uteblivit, och efter ett år fanns det fortfarande platser kvar. I februari 2002 hade knappt 11 000 företag registrerats som användare av eSKD, vilket endast motsvarar 3 % av samtliga företag som kan vara aktuella.
Att så få företag har valt att börja lämna sina skattedeklarationer via Internet skulle kunna tyda på ett litet intresse bland företagen av att använda Internet i sin kommunikation med skattemyndigheten. Så verkar dock inte vara fallet. Två av varandra oberoende enkätundersökningar visar att drygt hälften av företagen i Sverige är intresserade av att lämna deklarationsuppgifter och liknande till skattemyndigheten via Internet.
En annan tänkbar orsak till att så få företag har anslutit sig är att de helt enkelt inte känner till att möjligheten finns. Enligt den enkät som vi skickat ut till företag som lämnar skattedeklaration, men som inte har anslutit sig till eSKD kände dock ca 50 % av företagen till att det går att lämna skattedeklaration via Internet. Om 50 % av företagen känner till möjligheten och 50 % är intresserade av att lämna deklaration via Internet så borde rimligtvis ca 120 000 företag1 i dagsläget kunna vara aktuella för att prova eSKD. Endast 9 %2 av dessa i dagsläget potentiella användare har dock anslutit sig till eSKD.
I den enkät som vi skickat ut till företag som inte lämnar eSKD ombads de som känner till att skattedeklarationen går att lämna via Internet att ange varför de har valt att inte utnyttja den möjligheten. En stor andel av företagen svarade att behov saknas eftersom det fungerar bra med den lösning de har idag, att man väntar tills det blir en permanent lösning eller de ej har kommit sig för att ansöka, snart ska börja, ej har tänkt på möjligheten, att det bara inte har blivit av etc.
Varför har företagen valt att inte lämna skattedeklaration via Internet?
Varför har man ej anslutit sig till eSKD? | Andel |
Behov saknas, dagens lösning fungerar bra | 22 % |
Ointressant eftersom ombud ej får lämna SKD | 21 % |
Har ej blivit av, ska snart börja, har ej satts sig in i det etc | 13 % |
Väntar tills det blir en permanent lösning | 13 % |
Saknar dator och/eller Internetuppkoppling | 10 % |
Litar inte på säkerheten i tekniken | 9 % |
Är formellt förhindrad (säsongsregistrerad m fl) | 3 % |
Det verkar krångligt | 2 % |
Använder webbläsare eller annat som ej stödjer funktionen | 2 % |
Väntar tills fler tjänster från skattemyndigheten finns på Internet | 1 % |
Ansökan är för krånglig | 1 % |
Vet ej/ej svar | 3 % |
Även utifrån de intervjuer vi gjort med företag som har anslutit sig till eSKD kan man dra slutsatsen att företagen inte har något egentligt behov av att lämna skattedeklaration via Internet och att deklarationen i pappersform inte upplevs som särskilt besvärlig. Den anledning flest företag anger till att de valt att prova eSKD är att de vill kunna vänta med att deklarera till sista dagen, utan att riskera att få förseningsavgift. Många företag har också sagt att de vill använda modern teknik när de deklarerar. En stor del av dessa använder även andra Internettjänster, bland annat för att betala sina egna eller företagets räkningar.
En enkätundersökning som genomfördes i samband med utvärderingen av skattekontot visar att väldigt många företag, framför allt små och medelstora företag, anlitar extern hjälp, t ex redovisningskonsult för att upprätta skattedeklaration. 32 %, eller 150 000, av de företag som kan komma ifråga för eSKD överlåter helt till någon extern att upprätta skattedeklarationen, och ytterligare nästan 20 %, eller 100 000 företag, har åtminstone delvis extern hjälp för deklarationsupprättandet. Enligt gällande regler är det dock endast företagets firmatecknare som får underteckna skattedeklarationen. Man får inte ge ett ombud fullmakt att lämna deklaration åt företaget. Det innebär också att det endast är firmatecknaren som med hjälp av sitt säkerhetscertifikat får signera och skicka iväg eSKD:n.
De flesta redovisningsbyråerna är idag ointresserade av att låta sina kunder lämna skattedeklaration via Internet, eftersom de då inte längre skulle kunna garantera att uppgifterna kommer in till skattemyndigheten i tid. Trots att firmatecknaren även måste skriva under skattedeklarationen i pappersform så är det i praktiken ofta redovisningsbyrån eller motsvarande som skickar in deklarationen, eftersom många firmatecknare skriver under deklarationsblanketten in blanco. Vid en övergång till elektroniskt uppgiftslämnande måste man installera firmatecknarens säkerhetscertifikat på bokförarens dator för att bokföraren ska kunna fortsätta skicka in deklarationen. Ett fåtal av de eSKD-användare som vi har intervjuat har också mot gällande regler gjort så. I de flesta små och medelstora företag som i dagsläget lämnar eSKD är det dock firmatecknaren själv som upprättar skattedeklarationen. Det stödjer slutsatsen att de 30 ? 50 % av företagen som anlitar extern hjälp för att upprätta skattedeklarationen i praktiken stängs ute från möjligheten att lämna eSKD. Om man däremot fick lämna fullmakt till någon utomstående att skriva under skattedeklarationen, så kan just redovisningsbyråerna förväntas vara de stora vinnarna av att använda eSKD, eftersom upprättandet av skattedeklarationer för dem i dagsläget innebär en manuell masshantering.
I enkätundersökningen ovan svarade 21 % av företagen att den viktigaste anledningen till att de inte lämnar eSKD är att de inte får ge fullmakt till ett ombud att lämna deklaration. Hela 56 % av företagen svarade också att de skulle vara intresserade om det blev tillåtet att ge fullmakt för ett ombud, t ex en anställd eller en redovisningskonsult att lämna skattedeklaration via Internet åt företaget.
Bland de stora företagen är det däremot ganska ovanligt med extern hjälp för att upprätta skattedeklarationer. Det sker istället vanligtvis av någon anställd. Även de stora företagen har dock intresse av att kunna låta ett ombud deklarera åt företaget, eftersom det då skulle bli tillåtet för en anställd att lämna företagets eSKD. Vid 14 av de 15 stora företag vi har intervjuat har man mot gällande regler installerat firmatecknarens säkerhetscertifikat på en anställds dator, som därigenom i firmatecknarens namn lämnar eSKD. Flera av användarna uppgav dessutom att en av de största fördelarna med att lämna eSKD är att man slipper försöka få tag på VD:n för att få hans underskrift på deklarationsblanketten.
I ungefär 2,54 % av alla inkomna skattedeklarationer (dvs ca 9 000 skattedeklarationer per månad) rättas momsdelen och i ungefär 4,61 % (dvs ca 13 400 per månad) rättas arbetsgivardelen. Mindre än 20 % av alla rättelser föranleds av en offensiv skattekontroll från skattemyndighetens sida. Ca 51 % av rättelserna på momsdelen och 60 % av rättelserna på arbetsgivardelen beror på tolkningsfel (kontrollberäkningen misstämmer på grund av att något belopp tolkats felaktigt vid inskanningen) eller beräknings- och summeringsfel (kontrollberäkningen misstämmer på grund av att den skattskyldige fyllt i något felaktigt belopp).
De företag som nu har anslutit sig till eSKD skilde sig när de under år 2000 deklarerade på pappersdeklaration inte nämnvärt från övriga företag som lämnar skattedeklaration avseende andelen fel av olika slag som uppstår i deklarationerna. De företag som anslutit sig till eSKD är alltså varken noggrannare eller slarvigare än övriga företag som lämnar skattedeklaration.
Bland de företag som övergått till att redovisa på eSKD har tolkningsfelen i deklarationerna helt försvunnit, vilket är logiskt med tanke på att deklarationerna inte längre skannas in. Tidigare var skattemyndigheten för dessa företag tvungen att rätta momsdelen på 0,31 % av deklarationerna och arbetsgivardelen på 0,61 % av deklarationerna på grund av tolkningsfel.
Även beräknings- och summeringsfelen har minskat kraftigt när företagen övergått till att redovisa elektroniskt, vilket beror på att deklarationerna då genomgår de formella kontrollerna redan innan företagen skickar iväg dem. På momsdelen har dessa ändringar minskat med 91 %, från 1,18 % av deklarationerna till 0,11 %, och på arbetsgivardelen har de minskat med 93 %, från 1,92 % av deklarationerna till 0,13 %. De ändringar som återstår beror i de flesta fall på felkodning av ändringsanledningen.
Självrättelserna har däremot ökat när företagen har börjat lämna eSKD. På momsdelen har de ökat med 67 % och på arbetsgivardelen med 78 %, vilket kan jämföras med samtliga företag som lämnar skattedeklaration där självrättelserna under samma period har minskat med 12 % (momsdelen) respektive 22 % (arbetsgivardelen). Ökningen av självrättelser beror på att företagen när de redovisar elektroniskt är mer benägna att lägga rättelserna i de perioder som de avser, medan de på pappersdeklarationer ofta felaktigt lägger rättelserna i nästkommande deklarationsperiod.
En förändring som är svårare att förklara är en betydande minskning av antalet rättelser på grund av periodkontroll (en slags offensiv skattekontroll från skattemyndighetens sida) när företagen övergått till att redovisa elektroniskt. Antalet omprövningsbeslut på grund av periodkontroll har på momsdelen minskat med 34 % och på arbetsgivardelen med 70 % när företagen övergått till att redovisa på eSKD. För samtliga företag som lämnar skattedeklaration har omprövningarna under samma period minskat med 11 % respektive 21 %. Den enda förklaringen till detta är att 24 % av omprövningarna på momsdelen och 49 % av omprövningarna på arbetsgivardelen som har kodats som periodkontroll egentligen avser beräknings- och summeringsfel.
Ovanstående förändringar innebär sammantaget att antalet deklarationer där momsdelen ändras minskar med 33 % (3 000 deklarationer per månad) och antalet deklarationer där arbetsgivardelen ändras minskar med 37 % (5 000 deklarationer per månad) när företagen övergår till att redovisa på eSKD.
Om ett stort antal företag skulle övergå från att deklarera i pappersform till att lämna eSKD så skulle det innebära att vissa kostnader och arbetsuppgifter som skattemyndigheterna har idag skulle minska eller försvinna, medan andra skulle tillkomma. Vi har uppskattat hur stora de ekonomiska effekterna skulle kunna bli om alla företag som idag lämnar skattedeklaration övergick till ett elektroniskt uppgiftslämnande via Internet.
Varje månad skickas mellan 430 000 och 480 000 skattedeklarationer (den högre siffran gäller december och januari) ut till företagen. För tryckning av blanketter, kuvertering, porto mm i samband med dessa utskick betalar RSV i dagsläget ca 14,2 miljoner kronor per år. Den här kostnaden kommer åtminstone inom den närmaste framtiden att kvarstå även om företagen skulle övergå till att använda eSKD, eftersom de ändå får deklarationsblanketten utskickad för säkerhets skull. Vid ett omfattande elektronisk uppgiftslämnande kan dock dessa rutiner på sikt tänkas förändras.
Inskanningen av skattedeklarationer hanteras av ett privatägt företag på uppdrag av RSV. Varje månad inkommer i genomsnitt 428 000 skattedeklarationer som ska skannas in. För detta betalar RSV i dagsläget ca 12,1 miljoner kronor per år.
Hanteringen av deklarationerna i väntrummet sker av respektive skattemyndighet. I genomsnitt hamnar ca 1,6 % av skattedeklarationerna (dvs 6 800 deklarationer per månad) i väntrummet och måste då åtgärdas manuellt. I dagsläget går det åt nästan tre årsarbetskrafter, vilket motsvarar 750 000 kr, till att hantera skattedeklarationerna i väntrummet.
I genomsnitt innehåller ca 3,1 % av skattedeklarationerna (dvs ca 13 000 deklarationer per månad) något tolknings- eller beräknings- och summeringsfel. Över 20 årsarbetskrafter (motsvarar en kostnad på ca 5 miljoner kronor) ägnar sig i dagsläget åt att hantera sådana formella fel som kan förväntas försvinna vid en övergång till elektroniskt uppgiftslämnande.
I de flesta fall sker företagens rättelser av tidigare inlämnade skattedeklarationer i form av att en ny deklaration lämnas in för den period man vill rätta. I dessa fall beställer företaget först en ny deklarationsblankett från skattemyndigheten. Denna ska sedan skannas in på samma sätt som övriga inkommande deklarationer. I genomsnitt rättas nästan 4 % av alla företagens skattedeklarationer (dvs ca 17 000 rättelser inkommer varje månad). Hanteringen av utskrifter, utskick av deklarationerna och inskanning av de inkomna rättelserna beräknas i dagsläget kosta ca 2,8 miljoner kronor.
Idag måste alla företag som vill lämna eSKD först ansöka om detta. Det medför att skattemyndigheterna måste handlägga alla dessa ansökningar och registrera de elektroniska uppgiftslämnarna i ett speciellt register. Om samtliga 480 000 företag som idag lämnar skattedeklaration skulle ansöka om att få lämna eSKD så skulle det krävas ca 75 årsarbetskrafter (motsvarar en kostnad på nästan 19 miljoner kronor) för att hantera ansökningarna.
Under de första tio månader som eSKD har varit i drift har i genomsnitt 78 % av de anslutna företagen vänt sig till den tekniska supporten (servicejouren i Söderhamn) med en fråga. Om alla 480 000 företag som lämnar SKD skulle ansluta sig till eSKD kan vi räkna med upp till 370 000 ärenden per år till den tekniska supporten, vilket medför en total resursåtgång på ca 27 årsarbetskrafter eller 6,75 miljoner kronor.
Om 15 %, 30 % respektive 50 % av samtliga skattedeklarationer skulle inkomma via Internet uppgår besparingar och tillkommande kostnader för skattemyndigheterna till de belopp som presenteras i tabellen nedan.
Kostnader som faller bort eller tillkommer vid olika antal användare av eSKD
15% 65 000 eSKD/mån | 30 % 130 000 eSKD/mån | 50% 210 000 eSKD/mån | |
Faller bort: | |||
Utskick av SKD | 2 100 000 kr | 4 300 000 kr | 7 100 000 kr |
Inskanning av SKD | 1 800 000 kr | 3 600 000 kr | 6 000 000 kr |
Hantering av SKD i väntrum | 150 000 kr | 300 000 kr | 500 000 kr |
Rättelse av formella fel | 900 000 kr | 1 800 000 kr | 3 000 000 kr |
Hantering av rättelse-SKD | 450 000 kr | 900 000 kr | 1 500 000 kr |
Årlig besparing | 5 400 000 kr | 10 900 000 kr | 18 100 000 kr |
Tillkommer: | |||
Handläggning av ansökn. | 3 400 000 kr | 6 700 000 kr | 11 200 000 kr |
Teknisk support | 1 200 000 kr | 2 400 000 kr | 4 000 000 kr |
Slutsatser
Medför eSKD någon ökad nytta?
De flesta företag anser sig i dagsläget inte ha något riktigt behov av att kunna lämna in sin skattedeklaration elektroniskt via Internet. De företag som har anslutit sig till eSKD ger tjänsten högt betyg, men inte heller de har något egentligt behov av tjänsten. Även om eSKD medför många fördelar som företagen uppskattar så är den faktiska nyttan i dagsläget för liten för att kunna motivera den stora massan med företag att ansluta sig.
De största delarna av de inbesparingar för skattemyndigheten som ett stort användande av eSKD kan leda till är förknippade med sådana tjänster som idag köps in från externa aktörer. Knappt 20 % av besparingspotentialen kan förväntas uppkomma i form av minskade arbetsuppgifter inom skattemyndigheterna. När det gäller tillkommande kostnader eller arbetsuppgifter är bilden den motsatta. Allt det tillkommande arbetet är av sådan karaktär att det lämpligen utförs av personal inom skattemyndigheterna. Även om en omfattande användning av eSKD kan förväntas leda till en del besparingar kan vi alltså till och med förvänta oss att de direkta arbetsuppgifterna inom skattemyndigheterna ökar.
En stor del av de möjliga rationaliseringsvinsterna för skattemyndigheterna vid en ökning av det elektroniska uppgiftslämnandet motverkas av ett ökat resursbehov för handläggning av ansökningar och teknisk support. De återstående vinsterna ska ställas mot kostnaderna för utveckling och drift av Internetapplikationen. De potentiella rationaliseringsvinsterna vid ett elektroniskt uppgiftslämnande är därmed för små för att isolerat kunna motivera utbyggnaden av Internettjänster.
Bör skattemyndigheten fortsätta satsa på att utveckla Internettjänster?
Av ovanstående resonemang ligger det nära till hands att påstå att utvecklingen av eSKD varken kan motiveras av tjänstens nytta för företagen eller av rationaliseringspotentialen hos skattemyndigheterna. Det är dock riskabelt att dra en så långtgående slutsats efter att bara ha tittat på en enskild Internetapplikation isolerat.
Det finns en stark politisk vilja att öka Internetanvändningen hos företag och medborgare. Den förväntas på sikt kunna stärka landets konkurrenskraft och leda till ökad tillväxt. Den offentliga sektorn ska enligt en mängd offentliga uttalanden vara pådrivande i denna utveckling, och där har skattemyndigheten en viktig roll.
Både den eventuella samhällsekonomiska nyttan och den mer direkta nyttan för företagen och skattemyndigheterna kan dock inte förväntas framträda förrän på lite längre sikt. Den samhällsekonomiska nyttan är beroende av Internetanvändningens spridning till andra sektorer i samhället och den mer direkta nyttan för företagen och skattemyndigheterna kan förväntas öka först när stora delar av skatteförvaltningen har Internetanpassats.
Det man kan fundera över i det här avseendet är huruvida skattemyndigheterna ska vara föregångare när det gäller utvecklingen av Internettjänster, med de kostnader detta innebär. Alternativet är att hålla en lägre utvecklingstakt, vilket kan förväntas ge lägre utvecklingskostnader. Däremot är nog den långsiktiga utvecklingen mot fler Internettjänster mer eller mindre oundviklig.
Hur får vi fler företag att ansluta sig till eSKD?
För att uppnå de fördelar som eSKD kan leda till krävs det att en stor andel av företagen börjar använda tjänsten. I dagsläget hålls utvecklingen inte bara tillbaka av företagens bristande intresse, utan även av att man ännu inte har någon permanent säkerhetslösning för framtidens Internettjänster. Så snart en sådan är implementerad bör dock åtgärder vidtas för att få fler företag att ansluta sig till eSKD.
Den viktigaste åtgärden för att snabbt komma upp i stora volymer av användare av eSKD är att genom en lagändring göra det möjligt för företagen att lämna fullmakt till ett ombud att lämna deklaration.
Eftersom företagens behov av att använda eSKD är begränsat måste de motiveras till att prova tjänsten. Kan vi få företagen att komma över den tröskel det innebär att ändra sina rutiner och prova ett nytt deklarationsförfarande så är chanserna större att de upptäcker de fördelar som eSKD medför. Härmed kan det både krävas marknadsföring av tjänsten och att ett mervärde skapas för företagen, t ex genom utvecklandet av fler Internetbaserade tjänster.
Tröskeln för att börja använda eSKD måste också minska om vi ska kunna få tillräckligt många användare. Ansöknings- och registreringsförfarandet samt installationen av säkerhetslösning bör därför förenklas för att flera företag ska komma sig för att prova tjänsten.
Om vi vidtar åtgärder för att få fler företag att börja lämna uppgifter via Internet måste vi vara medvetna om att det oundvikligen leder till ett kraftigt ökat behov av teknisk support. För att kunna bibehålla användarna och upprätthålla kvaliteten i Internettjänsten krävs det därför att man avsätter betydande resurser för både förebyggande åtgärder och teknisk support.
Förslag till förbättringar av applikationen
Utifrån de synpunkter företagen har lämnat om eSKD föreslår projektet att RSV genomför vissa förändringar i själva applikationen:
• Ingången för att lämna eSKD bör vara placerad väl synlig högst upp på eSKD:s välkomstsida.
• Hjälptexterna till deklarationsformulären bör även kunna aktiveras genom att högerklicka på respektive inmatningsfält.
• Skatt att betala eller återfå på skattedeklarationens momsdel bör, på samma sätt som summorna på arbetsgivardelen, beräknas med automatik.
• På deklarationens arbetsgivardel bör den automatiska beräkningen av företagsstödet kunna väljas bort av de företag som inte är berättigade till något företagsstöd.
Det har också framkommit en del andra önskemål, som kräver större tekniska åtgärder för att kunna genomföras. I den här utvärderingen har vi inte haft underlag för att bedöma de tekniska möjligheterna att inom överskådlig tid genomföra dessa förändringar, men vill ändå peka på dem som en eftersträvansvärd utvecklingsriktning.
• På sikt bör eSKD-applikationen anpassas till att fungera i alla tekniska miljöer som följer befintliga standards, och alltså inte bara fungera tillsammans med vissa operativsystem och webbläsare.
• När man har en säkerhetslösning som gör en koppling till skattedatabasen möjlig bör företagen via Internet kunna se aktuella uppgifter från skattedeklarationerna för tidigare perioder.
• När uppgifter från skattekontot blir åtkomliga för företagen via Internet bör betalningsuträkningen som ligger i eSKD-applikationen kopplas ihop med skattekontot, så att företagen direkt de har fyllt i sin eSKD kan se hur mycket de ska betala.
______________________________
1480 000 företag x 50% x 50 % = 120 000 företag
210 713 / 120 000 = 8,9 %
Vill du lära dig mer om skatter och företagande? Ta då chansen och möt oss online på våra direktsända webbseminarier. Det är kostnadsfritt och du kan ställa frågor och få svar i en chatt.