Egenanställningsföretag

Om en egenanställd utför arbetet hos sin tillfälliga uppdragsgivare, till exempel vid uppdragsgivarens kontor eller verkstad, har den egenanställde normalt sitt tjänsteställe där.

Ditt företag kan då inte betala ut reseersättning eller traktamente för resor till uppdragsgivaren utan att göra skatteavdrag och betala arbetsgivaravgifter. Däremot kan den egenanställde vid en sådan tillfällig anställning ha rätt att göra avdrag i sin deklaration för resorna. Vid övernattning på arbetsorten kan den egenanställde även göra avdrag för logi och ökade levnadskostnader. Ditt företag har inte rätt till avdrag för ingående moms på sådana inköp av resor som avser den egenanställdes privata resor.

Om en egenanställd i ett uppdrag behöver göra resor till andra platser än sitt tjänsteställe kan ditt företag ersätta den anställdes utlägg för resorna och – om den anställde behöver övernatta på en sådan tjänsteresa – även traktamente och ersättning för logi. Den ingående momsen på dessa kostnader är avdragsgill för ditt företag om den egenanställde får ersättning för utlägget och uppdraget är momspliktigt.

Det finns olika sätt att hantera utgifter för utrustning och materiel som den egenanställde har i sina uppdrag. Utgifterna ska vara nödvändiga för att kunna utföra uppdragen. Utgifter för att söka nya uppdrag som egenanställd är inte avdragsgilla och ersättning för sådana utgifter från egenanställningsföretaget ska behandlas som lön.

Ditt företag har i normalfallet rätt att göra avdrag för ingående moms på inköp i verksamheten. Om den egenanställde själv köper de varor och tjänster som krävs för ett uppdrag, har ditt företag endast rätt till avdrag för ingående moms om inköpet i sin helhet förbrukas vid ett enskilt uppdrag och om företaget ersätter den egenanställde för detta utlägg.

Om uppdraget inte är momspliktigt, kan företaget dock inte göra avdrag för ingående moms på inköp för det uppdraget. Ett uppdrag som är delvis momspliktigt ger inte rätt till fullt avdrag för ingående moms. I sådana fall får ditt företag endast delvis avdrag för den ingående momsen. Ingående moms som omfattas av avdragsförbuden får inte dras av. Avdragsförbudet gäller för till exempel inköp av personbilar och inköp till stadigvarande bostad.

Om en egenanställd varit tvungen att använda sina egna inventarier eller annan utrustning i ett uppdrag, kan ditt företag i vissa fall betala ut ”skattefri” kostnadsersättning. Det vill säga, ditt företag kan betala ut kostnadsersättning utan att göra skatteavdrag eller betala arbetsgivaravgifter.

Företaget kan dock bara betala ut skattefri ersättning som motsvarar den anställdes avdragsgilla utgifter. Om företaget betalar ut ett högre belopp ska den överskjutande delen hanteras som vanlig lön. Företaget måste spara underlaget för beräkningen liksom en kopia av kvittot på anskaffningskostnaden-

Ditt företag kan inte ersätta egenanställda för deras mobil- och internetfakturor och liknande. Skattefri kostnadsersättning kan bara komma ifråga om den anställde kan visa en merkostnad, t.ex. om den anställde kan redovisa särskilda samtalskostnader på grund av ett visst uppdrag.
Företaget redovisar kostnadsersättningen separat i arbetsgivardeklarationen på individnivå.

En förutsättning för avdragsrätt för ingående moms är att det är ditt företag som gjort inköpet av varan eller tjänsten. Företaget har inte rätt till avdrag för ingående moms på den egenanställdes inköp.

Om ditt företag lämnar ersättning för tillfälliga utlägg i arbetet, till exempel för förbrukningsmateriel som en egenanställd har köpt för ett visst uppdrag, behöver detta normalt inte redovisas i arbetsgivardeklarationen på individnivå.

Det är dock viktigt att företaget begär att få originalkvittot och sparar det i sin redovisning. Företaget ska vid en eventuell senare kontroll kunna visa att det som utlägget avser har varit nödvändigt att anskaffa för det aktuella uppdraget. Företaget bör därför se till att syftet med köpet och vilket uppdrag det avser anges på kvittot.

Tänk på att om ditt företag ersätter den anställde för ett sådant utlägg, är det som har anskaffats fortfarande ditt företags egendom. Därför lämpar sig utlägg inte för utrustning som den anställde själv får behålla och kan använda även efter att uppdraget är slutfört, till exempel verktyg, musikinstrument eller dator. Utlägg lämpar sig inte heller om en anställd vill hålla ett lager eller köper förbrukningsvaror som är avsedda att användas i framtida uppdrag.

Om företaget betalar den anställdes inköp av till exempel dator för ett uppdrag och den anställde sedan får behålla datorn efter uppdraget, är detta en skatte- och avgiftspliktig förmån. Förmånen, som värderas till datorns värde, ska företaget redovisa i arbetsgivardeklarationen på individnivå.

Bedömningen ovan gäller även för avdragsrätt för ingående moms. Det är ett utlägg om det kan anses naturligt att ditt företag står för inköpet, som när det är fråga om en vara eller en tjänst som i sin helhet förbrukas vid ett enskilt uppdrag. Det innebär att ditt företag inte har rätt att dra av ingående moms på tillgångar, till exempel investeringsvaror och lager, som den egenanställde köpt och behåller för egen del efter avslutat uppdrag. Motsvarande gäller om en tillgång inte i sin helhet förbrukas under det uppdrag som personen blivit anställd för.

Ett egenanställningsföretag kan som andra arbetsgivare erbjuda sina anställda skattefria motions- och friskvårdsförmåner, men på grund av den speciella anställningsformen och löneformen måste man tänka på vissa saker:

• Kostnaden för en egenanställds motion får inte reducera den skattepliktiga lönen som sedan betalas ut, dvs. som ett bruttolöneavdrag. Den egenanställde kan alltså inte skicka in sina motionsutlägg till egenanställningsföretaget för att dessa ska dras som andra utlägg från intjänad lön. Om detta görs ska egenanställningsföretaget redovisa motionsutlägget som lön.
• Egenanställningsföretaget kan bara erbjuda motionsförmåner under den egenanställdes anställningstid hos företaget.
• Om man tillämpar någon form av friskvårdsbidrag, ska den egenanställdes köp av friskvård göras under anställningstiden hos egenanställningsföretaget.
• Egenanställningsföretagets erbjudande om motionsförmåner måste omfatta alla anställda och kan inte riktas till enbart vissa anställda.