Ställ krav i upphandlingen och följ upp
Det är viktigt att du ställer krav på det företag du ska köpa tjänster från. Det finns många sätt att löpande följa upp företaget under avtalets gång. Det är också viktigt att kraven är relevanta och går att följa upp.
Film: Ställ krav i upphandlingen och följ upp
Det är viktigt att ställa krav i upphandlingen och följa upp dessa i efterhand. Filmen är 2 minuter och 49 sekunder.
Filmens innehåll i text: Ställ krav i upphandlingen och följ upp
Är du beställare, upphandlare eller inköpare och vill vara med och motverka ekonomisk brottslighet och arbetslivskriminalitet och därmed främja en sund konkurrens?
Då bör du ställa krav när du upphandlar och kontrollera företaget du tänkt anlita.
Du behöver kontrollera att leverantörer och underleverantörer är godkända för F-skatt och sköter sina skatter och avgifter både vid upphandlingstillfället och löpande under avtalstiden.
Du kan genom Skatteverkets tjänst “Hämta företagsinformation” se om företaget är godkänt för F-skatt, registrerat för moms, registrerat som arbetsgivare och du kan dessutom se beslutade arbetsgivaravgifter. Hos Kronofogden kan du se om företaget har skatteskulder.
När du har fått anbudet behöver du ta ställning till några frågor utifrån de uppgifter du har om företaget, till exempel:
Är priset i anbudet rimligt för det arbete som ska utföras?
Om ett företag erbjuder mycket lägre priser än andra, då bör det faktiskt ringa en varningsklocka.
Och har företaget tillräckligt många anställda i förhållande till arbetet? Om inte, fråga hur de har tänkt lösa personalfrågan?
Ska de anställa fler? Ska de hyra in personal? Eller ska de anlita underleverantörer?
Och står de redovisade arbetsgivaravgifterna i proportion till antalet anställda hos det anlitade företaget och deras underleverantörer?
Arbetsgivaravgifterna är omkring en tredjedel av lönesumman, så om arbetsgivaravgifterna är låga i förhållande till antalet anställda, be om en förklaring.
När du sen har bestämt dig för att anlita ett företag då är det viktigt att du ställer krav i avtalet.
Till exempel:
- Begär att företaget ska anmäla underleverantörer till dig.
- Att du ska godkänna alla underleverantörer och att samma krav gäller för underleverantörer som för huvudleverantören.
- Att du har möjlighet att begära historik från leverantörens skattekonto som visar att de sköter inbetalningen av skatter och avgifter eller om det finns beslut som kan vara av intresse.
- Att du kan genomföra stickprovskontroller på arbetsplatsen i realtid för att vara säker på att det är rätt företag och personer som utför arbetet.
- Att du har rätt att använda sanktioner, alternativt häva avtalet om leverantören inte uppfyller kraven.
Men tänk på att bara ställa krav som du kan följa upp.
Du kan få mer information och stöd på skatteverket.se om vad du behöver tänka på vid upphandling och leverantörskontroll för att motverka ekonomisk brottslighet och arbetslivskriminalitet och därmed främja en sund konkurrens.
Krav i upphandlingen och avtalet, exempel
- Skriv in att du vid upphandlingstillfället och löpande under avtalstiden kontrollerar att leverantörer och underleverantörer sköter sina skatter och avgifter. Uppgifter som F-skatt, moms- och arbetsgivarregistrering, skatteskulder hos Kronofogden samt de tre senaste månadernas arbetsgivaravgifter hämtas – information som du kan få från Skatteverket, Kronofogden eller kreditupplysningsföretag.
- Anlitande av underleverantörer ska anmälas och godkännas av dig.
- Svarta löner och användande av inte godkända underleverantörer ses som avtalsbrott.
- Oredovisade eller obetalda skatter och avgifter är hävningsgrund.
- Avtala så att du undviker kontant betalning.
- Ta med skrivningar om konsekvenser vid avtalsbrott.
- Anlitande företag uppger namn och personnummer (alternativt samordningsnummer eller motsvarande utländska nummer) på dem som utför arbetet.
- ID-kort finns för personal med uppgift om arbetsgivare och att stickprovskontroller utförs på vilka personer som vistas på arbetsplatsen.
- Avtala att exempelvis ID06 eller liknande ska bäras med giltig legitimation vid eventuell kontroll.
- Avtala att vid behov ta del av ett företags skattekontohistorik.
- Avtala att det ska finnas tydliga rutiner om oegentligheter upptäcks.
Använd gärna denna text i förfrågningsunderlag och avtal:
Beställaren kommer endast att anlita sådan uppdragstagare som
- är godkänd för F-skatt
- redovisar och betalar skatter och avgifter.
Detta gäller också de företag som uppdragstagaren i sin tur anlitar, i alla led. Uppdragstagaren är ansvarig för att kontroll sker i alla underliggande led. Inför varje nytt uppdrag ska underentreprenörer godkännas av beställaren.
Vi vet av erfarenhet att oseriösa företag ökar längre ned i leverantörskedjan. Karaktäristiskt för svartarbete är att det förekommer inom personalintensiva verksamheter och projekt som kräver flera led.
Löpande uppföljning
Många kontrollerar bara leverantörer/entreprenörer vid upphandlingstillfället. Men vad händer sedan? Att löpande kontrollera sina leverantörer och underleverantörer/-entreprenörer kan motverka obehagliga överraskningar. Det kan också innebära badwill för dig om exempelvis en underentreprenör anlitat någon för svartarbete, utan uppehålls- eller arbetstillstånd eller med kopplingar till den kriminella världen. Brister i uppföljningen av underleverantörer/- entreprenörer kan bidra till osund konkurrens. Kontinuerligt uppföljningsarbete kan istället skapa goodwill, stärka varumärket och främja en sund konkurrens.
- Kontrollera företagens offentliga uppgifter löpande under avtalstiden.
- Begär att anlitade företag uppger namn och personnummer (alternativt samordningsnummer eller motsvarande utländska nummer) på dem som utför tjänsterna.
- Kontrollera vilka personer som vistas på arbetsplatsen.
- Står redovisade skatter och avgifter i proportion till antalet anställda hos anlitade företag och deras underleverantörer?
- Har företaget du anlitar tillräckligt många anställda i förhållande till det arbete som ska utföras? Om inte – fråga hur företaget ska lösa personalfrågan. Ska företaget anställa fler eller hyra in personal? Ska företaget anlita underleverantörer eller underentreprenörer?
- Använd hävningsmöjligheter och andra påföljder som ni har kravställt.
Exempel där löpande uppföljning inte har gjorts
Städföretag som inte sköter sina arbetsgivaravgifter
Ett byggbolag har anlitat ett städföretag för byggstädning och bodstädning i ett av sina byggprojekt.
Kontroll av städföretagets offentliga skatteuppgifter (F-skatt, moms, arbetsgivaravgifter och skatteskulder hos Kronofogden) gjordes vid upphandlingen. Därefter har ingen löpande uppföljning gjorts. Byggprojektet har pågått i flera år.
Städföretaget har utfört ett utmärkt jobb.
Nu står byggbolaget i läge att signera avtal för slutstädning av projektet. Muntlig överenskommelse har ingåtts om att städföretaget ska få utföra slutstädningen.
Då får byggbolaget signaler om att inte allt står rätt till med städföretaget i och med att man gör en ny kontroll av offentliga uppgifter inför slutstädningen.
Det upptäckts att städföretaget inte redovisat några arbetsgivaravgifter för det senaste halvåret. Under hela denna tid har företaget utfört städning på byggprojektet med egen personal. Godkännande av F-skatt har också återkallats av Skatteverket. Städföretaget har bytt namn och ett nytt bolag har registrerats under tiden. Samma person är kontaktperson för båda städföretagen och samma personal utför arbetet. Kontaktpersonen är dock inte registrerad som företrädare hos Bolagsverket, varken för städföretag1 eller städföretag2. Företagen befaras företrädas av så kallade ”målvakter”. Målvakterna är skrivna på samma adress. Det visar sig att det första städföretaget har försatts i konkurs för någon månad sedan. Vid kontroll av kontaktpersonen upptäckts att personen tidigare varit involverad i tre bolag som gått i konkurs.
Det nya städföretaget (städföretag2) har sedan det registrerades redovisat 0 kronor i arbetsgivargifter, det vill säga inga löner har utbetalats av företaget. Dock har städarbete utförts på byggprojektet.
Vad skulle du göra som upphandlare/inköpare i en sådan situation?
Muntlig överenskommelse om slutstädning har ingåtts. Kan detta hävas? Ska det finnas rutiner att muntliga avtal kan ingås?
Hur hade byggbolaget kunnat undvika att hamna i denna situation?
Vilka tecken bör man vara uppmärksam på?
- Löpande kontroll av offentliga skatteuppgifter
• Låga eller inga arbetsgivaravgifter redovisas
• Finns godkännande av F-skatt ?
• Finns skulder hos Kronofogden? - Har företagets företrädare, såsom styrelse, VD och firmatecknare, historik av konkurser bakom sig?
- Byts företagets styrelse ofta?
- Kontroll av företrädares adresser?
- Kontroll av kontaktperson?
Hur påverkas byggbolagets varumärke om det uppdagas att svartarbete förekommer på deras byggprojekt?
Tecken på eventuell ekonomisk brottslighet
Nedan redovisas ett antal uppgifter som var och en för sig inte behöver tyda på oegentligheter. Dock kan flera av uppgifterna sammantagna och sedda i sitt sammanhang göra det och därmed orsaka frågor till företaget med en begäran om förklaring.
- Företrädare för bolaget sitter i många styrelser.
- Många styrelsebyten – "målvakter"?
- Styrelseledamöterna har låga årsinkomster.
- Bolaget nås på mobiltelefon utan registrerad användare.
- Företag saknar redovisning/bristfällig redovisning i deklaration.
- Nytt företag ger anbud med samma kontaktpersoner.
- Företag kan ställa upp med mycket personal med kort varsel.
- Låga arbetsgivaravgifter trots personalintensiv bransch.
- Hög omsättning trots få anställda.
- Fakturans innehåll är felaktigt eller oprofessionellt utformat.
- Bolaget har inte lämnat in sin årsredovisning eller har fått revisorsanmärkningar.
Var vaksam på bolag med tidigare historik, så kallade historikbolag
Historikbolag är ett aktiebolag som tidigare ägare har sålt vidare med bibehållna registreringar, exempelvis godkännande för F-skatt, arbetsgivar- och momsregistrering, bankkonto och kreditvärdighet. Historikbolag skiljer sig från ett lagerbolag som är ett nybildat bolag utan historik.
Genom att köpa ett historikbolag kan personer med dålig betalningshistorik få tillgång till ett fungerande bolag med nödvändiga registreringar och kreditvärdighet. Exempel på dålig betalningshistorik är betalningsanmärkningar, skulder hos Kronofogden eller tidigare konkurser.
Personer som köper ett historikbolag kan då undvika kontroller för skatteregistrering, exempelvis kontroller vid godkännande för F-skatt, eftersom bolaget redan är godkänt för F-skatt. Bolaget har ofta god kreditvärdighet som gör det möjligt att få bättre krediter och lån som de nya ägarna i sin tur inte har tänkt betala.
Historikbolag är därför högintressanta för kriminella aktörer som använder bolag som brottsverktyg. Detta visar på vikten att du kontrollerar historiken och bakgrunden för bolag och företrädare innan du anlitar ett bolag och att du också gör det vid den löpande uppföljningen av avtalet.
En rapport om historikbolag har tagits fram inom Nationellt underrättelsecentrum (Nuc) av Ekobrottsmyndigheten, Skatteverket och Polismyndigheten.
Rapport: Historikbolag som brottsverktyg (Ekobrottsmyndigheten)
Läs mer om vad den som säljer eller avvecklar sitt bolag bör vara uppmärksam på hos Bolagsverket och Verksamt.se.
Anbud med lågt pris
Är priset rimligt för det arbete som ska utföras? Våga ifrågasätt om ett pris är betydligt lägre än övriga anbud.
Företag förklarar ibland sin låga prissättning med att de vill komma in i branschen eller hos upphandlaren. Be om referenser till minst två företag där de arbetar till normalpris. Jämför företagets anbud och information med branschspecifika nyckeltal. Utred om det är sannolikt att företaget tar igen det låga priset på tilläggstjänster eller om det finns andra faktorer i ditt uppdrag som kan uppväga det låga priset. Det är bra att begära skriftlig förklaring till ett lågt pris.
Mer information på Upphandlingsmyndighetens webbplats
Branschspecifik information
Vissa branscher är särskilt utsatta för osund konkurrens. Här kommer tips på vad du kan avtala om och vad du ska tänka på vid anlitande av städ- och taxitjänster.
Städ
Har du koll på städleverantören du anlitar?
Städbranschen är särskilt utsatt för osund konkurrens inom tjänstesektorn. Som inköpare av städtjänster kan du avgöra vilka företag som kommer in på marknaden. Låt det bli en konkurrensfördel att bara anlita städföretag som följer spelregler och betalar sina skatter och avgifter.
Tänk på detta:
- Det är viktigt att du bara ställer krav som du har möjlighet att följa upp.
- Är priset i anbudet rimligt för arbetet som ska utföras? Jämför med branschspecifika nyckeltal som finns på bland annat Almega Serviceföretagen; våga ifrågasätta om ett pris är betydligt lägre än övriga anbud.
- Har företaget du anlitar tillräckligt många anställda för arbetet som de ska utföra? Om inte - fråga hur företaget ska lösa personalfrågan. Ska företaget anställa fler, hyra in personal eller anlita underleverantörer?
- Står redovisade arbetsgivaravgifter i proportion till antalet anställda hos anlitade företag och deras underleverantörer?
Några tips är att du i avtalet skriver att
- du löpande under avtalstiden kontrollerar att leverantörer och underleverantörer är godkända för F-skatt, samt sköter skatter och avgifter
- du ska godkänna eventuella underleverantörer innan de anlitas
- du ställer samma krav på underleverantören som på huvudleverantören
- leverantören löpande visar skattekontohistorik för att visa att skatter och avgifter är betalda
- leverantörens personal ska bära id-kort där arbetsgivaren framgår samt giltig legitimation
- du kommer att genomföra stickprovskontroller i realtid för att säkerställa att det är rätt företag och personer som är på plats
- du har rätt att använda sanktioner alternativt häva avtalet om leverantören inte uppfyller kraven i avtalet
- du ska få tillgång till specifika poster i städföretagets redovisning.
Hos branschorganisationer finns information om nyckeltal som kan hjälpa dig att bedöma rimligheten i exempelvis redovisade personalkostnader, materialkostnader och vinstmarginal. Avvikelser kan tyda på fusk och därför bör du ifrågasätta dem.
Taxi
Kontrollera att dina transportörer av taxitjänster är seriösa
Taxibranschen är särskilt utsatt för osund konkurrens inom transportsektorn. Som inköpare av taxitransporter kan du avgöra vilka företag som kommer in på marknaden. Låt det bli en konkurrensfördel att bara anlita taxiföretag som följer spelregler och betalar sina skatter och avgifter.
Tänk på detta:
- Det är viktigt att du bara ställer krav som du har möjlighet att följa upp.
- Är priset i anbudet rimligt för arbetet som ska utföras?
- Har företaget du anlitar tillräckligt många anställda och fordon för arbetet som de ska utföra? Om inte – fråga hur företaget ska lösa förar- och fordonsfrågan. Ska företaget anställa fler, hyra in personal eller anlita undertransportörer?
- Står redovisade arbetsgivaravgifter i proportion till antalet anställda hos anlitade företag och deras undertransportörer?
Några tips är att du i avtalet skriver att
- du löpande under avtalstiden kontrollerar att transportörer och undertransportörer är godkända för F-skatt, samt sköter skatter och avgifter
- du ska godkänna eventuella undertransportörer innan de anlitas
- du ställer samma krav på undertransportören som på huvudtransportören
- transportören löpande visar skattekontohistorik för att visa att skatter och avgifter är betalda
- transportörens förare ska ha giltiga taxiförarlegitimationer
- du kommer att genomföra stickprovskontroller i realtid för att säkerställa att det är rätt företag och förare som utför körningarna
- du har rätt att använda sanktioner alternativt häva avtalet om transportören inte uppfyller kraven i avtalet
- du ska få tillgång till specifika poster i taxiföretagets redovisning.
Hos branschorganisationer finns information om nyckeltal som kan hjälpa dig att bedöma rimligheten i exempelvis redovisade personalkostnader, driftskostnader och vinstmarginal. Avvikelser kan tyda på fusk och därför bör du ifrågasätta dem.
Företagsformer
Enskild näringsverksamhet är registrerad på personnummer. Redovisar bara lön för anställd och inte för eget arbete.
Handelsbolag/kommanditbolag redovisar bara lön för anställda. Delägare redovisar inte eget arbete som lön. Solidariskt betalningsansvar. Minst två bolagsdelägare. Firmatecknare (Bolagsverket).
Aktiebolag redovisar lön för anställda inklusive delägare. Firmatecknare (Bolagsverket).
Utländskt företag är en utländsk juridisk person eller enskild näringsidkare. Fungerar som enskild firma eller bolag enligt ovan, men är kanske bara registrerat i hemlandet.
Filial är en utländsk juridisk person med filialregistrering hos Bolagsverket. VD/firmatecknare (Bolagsverket).
Ideella föreningars företrädare finns inte registrerade, men framgår av årsmötesprotokollet.
Svenska registreringsnummer
Det går inte att helt säkert säga vilken företagsform som finns bakom ett
organisationsnummer. För många företag och föreningar stämmer dock följande lista.
Företagsform | Börjar på |
Enskild näringsverksamhet | Personnummer |
Handelsbolag/Kommanditbolag och enkla bolag | 9 |
Aktiebolag | 556 eller 559 |
Ekonomiska föreningar | 7 |
Stiftelser/Föreningar | 8 |
Stat, kommuner, regioner och församlingar | 2 |
Konkursbo, momsgrupp, representant i enkla bolag och anställd med socialavgiftsavtal | 66 |
Utländsk enskild näringsidkare | 302 |
Utländsk juridisk person utan filial | 502 |
Utländsk juridisk person med filial | 516 |
Utländska företag har bara svenskt registreringsnummer om de är registrerade i Sverige.