Så fungerar personalliggare i verksamhetslokaler

Vad ska du anteckna i personalliggaren?

I personalliggaren ska du anteckna företagsnamn och personnummer eller organisationsnummer. För varje verksamhetsdag ska du fylla i följande:

• För- och efternamn samt personnummer, samordningsnummer eller motsvarande utländska nummer för var och en som är verksam.
• Vilka tider varje verksam persons arbetspass börjar och slutar. Ett arbetspass är en sammanhängande period utan längre ledighet än normala pauser och matraster. En verksam person kan alltså arbeta flera arbetspass under samma arbetsdag. Anteckna arbetstiden i direkt samband med att arbetspasset börjar och slutar.

• Begreppet verksam Länk till annan webbplats.
• Arbete på annan plats än i den ordinarie verksamhetslokalen Länk till annan webbplats.

För även in personal som är oavlönad (till exempel praktikanter eller släktingar) eller som du hyrt in från ett bemanningsföretag. Du ska däremot inte föra in till exempel en servicetekniker från ett annat företag som tillfälligt utför ett arbete hos dig.

Om du bedriver enskild näringsverksamhet eller är företagsledare i fåmansföretag eller fåmanshandelsbolag, behöver du inte föra personalliggare om endast du och din make/maka och dina barn under 16 år är verksamma.

Om någon annan är verksam i din näringsverksamhet är du skyldig att föra personalliggare från dennes första arbetsdag. Det gäller även om den andra personen bara är tillfälligt verksam i en kort period. Då ska både du själv, din make/maka eller dina barn som är under 16 år anteckna er i personalliggaren kalendermånaden ut om ni är verksamma.

Har du personer som arbetar hos dig regelbundet varje månad är du skyldig att föra personalliggare. Du själv, din make/maka eller dina barn som är under 16 år ska då alltid anteckna er i personalliggaren även när ni arbetar ensamma.

En näringsidkare kan bedriva både sådan verksamhet som medför skyldighet att föra personalliggare och annan verksamhet (här kallad blandad verksamhet). Om du bedriver blandad verksamhet i en och samma verksamhetslokal ska alla verksamma personer i verksamhetslokalen antecknas personalliggaren. Detta gäller under förutsättning att verksamheten som omfattas av kravet på personalliggare är 25 procent eller mer av den totala verksamheten (se Undantag nedan).

• Personalliggare i verksamhetslokaler – vad utgör en verksamhetslokal vid Länk till annan webbplats.
  blandad verksamhet Länk till annan webbplats.
• Frågor och Svar om blandad verksamhet

Du kan föra personalliggaren manuellt eller elektroniskt

En personalliggare kan föras manuellt (i bokform). Den ska då vara inbunden, och sidorna ska vara förnumrerade. Det betyder att du inte kan använda lösa papper eller exempelvis ett spiralblock. Skatteverket har tagit fram en manuell personalliggare som du kan använda.

• Beställ manuell personalliggare (SKV 605)

En personalliggare kan också föras elektronisk. Det är samma krav på vad som ska antecknas i den elektroniska personalliggaren som i den manuella. I programmet måste alla händelser loggas, så att det framgår vem som har gjort en ändring och när. Systemet måste även vara utformat på ett sådant sätt att Skatteverket kan granska uppgifterna bakåt i tiden. Detta för att Skatteverket vid kontrollbesöket även ska kunna kontrollera bevarandekravet.

Såväl den manuella som den elektroniska personalliggaren ska vara tillgänglig för Skatteverket i verksamhetslokalen vid ett kontrollbesök.

Du som för manuell personalliggare ska göra anteckningarna med beständig skrift, det vill säga med en penna vars skrift inte kan raderas.

Du kan låta någon annan föra personalliggaren i ditt ställe, men det är alltid du som har ansvaret för att det görs och på rätt sätt. Du ska föra personalliggaren löpande.

Undantag från att föra personalliggare

Bara du och dina familjemedlemmar är verksamma

Du behöver inte föra personalliggare om du har enskild näringsverksamhet där endast du själv, din make/maka och barn under 16 år är verksamma. Samma gäller för fåmansföretag eller fåmanshandelsbolag där bara företagsledare, dennes make/maka eller barn under 16 år är verksamma.

Vid blandad verksamhet

Du behöver inte föra personalliggare om 75 procent eller mer av din verksamhet utgör annan verksamhet än sådan som innebär skyldighet att föra personalliggare. Enligt Skatteverket kan man normalt bedöma om verksamheten är huvudsakligen annan än sådan som medför skyldighet att föra personalliggare med utgångspunkt i hur verksamhetens omsättning fördelar sig på de olika delarna.

I byggverksamhet finns inte dessa undantag.

Skatteverket gör besök

Skatteverket får besöka din verksamhetslokal för att kontrollera att de som utför arbete där finns antecknade i personalliggaren. Personalliggaren ska finnas tillgänglig vid besöket. Om du inte själv är där måste det finnas någon annan som kan visa upp personalliggaren.

Vid besöket får Skatteverket kontrollera identiteten hos dem som utför arbete i din verksamhetslokal. Skatteverket får ta ut en kontrollavgift om du inte fört personalliggare. Skatteverket kan även ta ut en avgift om personalliggaren inte är förd på rätt sätt eller om den inte finns tillgänglig vid besöket. Kontrollavgiften är 12 500 kronor plus 2 500 kronor för varje person som inte är upptagen i liggaren men som bedöms vara verksam i rörelsen.

Skatteverket bedömer vilka som är verksamma, men du kan begära omprövning eller överklaga ett beslut om kontrollavgift om du tycker att Skatteverkets bedömning är felaktig.

Spara personalliggaren i två år

Spara personalliggaren under två år efter utgången av det kalenderår då det för näringsverksamheten gällande beskattningsåret har gått ut. Beskattningsåret är ofta lika med kalenderår men kan även utgöras av ett räkenskapsår som inte sammanfaller med kalenderåret. Om du har brutet eller förlängt räkenskapsår kan det innebära att du måste spara liggaren längre än tre år efter att du gjort anteckningarna.