Personalliggare

Vad innebär en elektronisk personalliggare och vilka krav ska den uppfylla?
I stället för att ha en manuell personalliggare kan du ha en elektronisk personalliggare. Det är samma krav på vad som ska antecknas och vems uppgifter som ska föras in i personalliggaren oavsett om du har en manuell eller en elektronisk personalliggare.I programmet för den elektroniska personalligaren måste alla händelser loggas, så att det framgår vem som har gjort en ändring och när ändringen har gjorts.
Det innebär att det inte ska gå att ändra uppgifter i efterhand, utan att det syns vilka ändringar som har gjorts. Systemet måste även vara utformat på ett sådant sätt att Skatteverket kan granska uppgifterna bakåt i tiden. Det beror på att Skatteverket vid kontrollbesöket även ska kunna kontrollera bevarandekravet.

Personalliggare

Måste en personalliggare föras av konkursförvaltaren om konkursboet fortsätter att bedriva en personalliggarpliktig verksamhet?
Den som bedriver personalliggarpliktig verksamhet är skyldig att föra personalliggare. Skyldigheten att föra personalliggare gäller även om konkursboet inte är skattskyldig för inkomsterna.

Jag bedriver min verksamhet ensam men två gånger om året tar jag in tillfälligt anställda. Hur ska jag föra personalliggaren?
Skyldigheten att föra in sig själv i personalliggaren gäller från första dagen någon annan är verksam. Du ska föra personalliggare från samma dag den tillfälligt anställde börjar arbeta, och då ska du även anteckna dig själv i liggaren om du är verksam. När den tillfälligt anställde slutar måste du fortsätta att anteckna dig själv i personalliggaren kalendermånaden ut.Exempel:Den tillfälligt anställda börjar jobba den 17 juni och arbetar till den 3 juli. Du arbetar själv i verksamheten hela juni och hela juli. Då antecknar du både dig själv och den anställde från den 17 juni till och med den 3 juli och sedan bara dig själv till och med den 31 juli.

Vad gör jag om en verksam person saknar personnummer?
Om den verksamma personen saknar personnummer ska denne skrivas in med samordningsnummer eller utländska nummer som motsvarar personnummer.På förekommen anledning bör det påpekas att om personnummer saknas får det inte användas påhittade personnummer, t.ex. genom en slumpgenerator. Om någon i förlängningen skulle använda ett sådant nummer, skulle det kunna innebära att det är fråga om exempelvis olovlig identitetsanvändning (4 kap. 6 b § brottsbalken).

Frågor och svar med anledning av ställningstagandena Personalliggare i verksamhetslokaler

Personalliggare i verksamhetslokaler – begreppet verksam

Behöver en näringsidkare som sitter hemma och för sin verksamhet till exempel hanterar mejl eller sköter bokföring skriva in och ut sig i liggaren vid sådana tillfällen?
Nej. För att en person ska anses verksam i detta sammanhang krävs att arbetsuppgifterna utförs i den verksamhetslokal där den personalliggarpliktiga verksamheten bedrivs. En näringsidkare som utför administrativt arbete i hemmet anses inte som verksam eftersom arbetet inte utförs i den verksamhetslokal där den personalliggarpliktiga verksamheten bedrivs.Exempel 1Karin driver en bilverkstad med fyra anställda. På förmiddagarna väljer hon ofta att arbeta hemifrån med företagets affärskorrespondens och bokföring. När hon är klar med det går hon ner till verkstadslokalen för att arbeta där. Är Karin verksam när hon arbetar i hemmet och ska uppgifter för henne dokumenteras i personalliggaren?Skatteverkets bedömningFör att en person ska anses verksam i detta sammanhang krävs att arbetsuppgifterna utförs i den verksamhetslokal där den personalliggarpliktiga verksamheten bedrivs, i det här fallet där fordonsservicen bedrivs. Karin är inte verksam den tid då hon sköter företagets administration i hemmet. När hon kommer till verkstadslokalen ska uppgifter för henne dokumenteras i personalliggaren.

Ska barn under 16 år att behöva skrivas in i personalliggaren?
Det som avgör om någon ska skrivas in i personalliggaren är inte åldern utan om personen är verksam.Exempel 1Anna driver en restaurang med fem anställda. På eftermiddagarna sitter hennes 12-årige son Leo ofta i restauranglokalen och gör läxor. Det händer att han hjälper till med att duka av bord eller plocka disk. Är Leo verksam vid de tillfällena och ska uppgifter för honom dokumenteras i personalliggaren?Skatteverkets bedömningEn bedömning får göras av arbetsinsatsens betydelse för verksamhetens bedrivande. I de fall då barn gör korta inhopp i en verksamhet anser Skatteverket att det oftast rör sig om insatser som är av obetydlig betydelse för verksamheten. Leo är i det här fallet inte verksam och uppgifter för honom ska inte dokumenteras i personalliggaren.Exempel 2Lilian är frisör och driver en salong med två anställda. Hennes dotter My, som är 15 år, arbetar tre timmar varje lördag med att bland annat plocka upp varor i salongen. Är My verksam vid de tillfällena och ska uppgifter för henne dokumenteras i personalliggaren?Skatteverkets bedömningEn bedömning får göras av arbetsinsatsens betydelse för verksamhetens bedrivande. I det här fallet får Mys arbetsinsats anses vara av betydelse för verksamheten. Hon utför regelbundet ett arbete som annars hade behövt utföras av någon annan. My är verksam vid de tillfällen då hon bland annat plockar upp varor i salongen och uppgifter för henne ska dokumenteras i personalliggaren.

I vilken personalliggare ska en person som normalt arbetar utanför näringsverksamhetens ordinarie verksamhetslokal vara inskriven? Exempel på sådant arbete är cateringpersonal, utesäljare i livsmedelsgrossistverksamhet, massör som gör kundbesök, fordonsservice från servicebil, mattvätt ute hos kund och transport av tvätt.
De ska ha en personalliggare med sig.

Om en person som är inskriven i personalliggaren gör kortare avvikelser från näringsverksamhetens ordinarie verksamhetslokal, måste denna person skriva in och ut sig vid varje tillfälle?
Nej, inte om det är fråga om kortare avvikelser. Exempel på sådana avvikelser kan vara leverans av pizza, provkörning av bil som servats eller inköp till verksamheten. Vid sådana situationer ska personen inte skriva ut sig utan ska fortfarande vara inskriven i personalliggaren i näringsverksamhetens ordinarie verksamhetslokal.

Om en näringsidkare som är verksam i sin näringsverksamhet under en dag rör sig mellan olika verksamhetslokaler i näringsverksamheten, behöver näringsidkaren då skriva in och ut sig i personalliggaren vid varje sådant tillfälle?
Nej, om en näringsidkare förflyttar sig mellan olika verksamhetslokaler behöver näringsidkaren inte skriva in och ut sig i personalliggaren vid varje sådan förflyttning. I sådana situationer räcker det att näringsidkaren skriver in sig i personalliggaren i den lokal där arbetspasset påbörjas och skriver ut sig i personalliggaren i den lokal där arbetspasset avslutas.

Om en person under samma arbetspass arbetar i olika verksamhetslokaler, till exempel två restauranger, i vilken personalliggare ska hen vara inskriven?
Om en person under exempelvis halva dagen (arbetspasset) arbetar i en restaurang för att sedan arbeta vidare i en annan restaurang resterande delen av dagen (arbetspass) ska den personen skriva in sig i personalliggaren i den lokal där hen påbörjar sitt arbetspass. När personen sedan byter verksamhetslokal ska hen skriva ut sig ur personalliggare i den första lokalen för att sedan skriva in sig i personalliggaren i den andra lokalen.

Ska praktikanter registreras i personalliggaren? Är det i så fall någon skillnad om de kommer ifrån grundskola, gymnasium eller högskola?
Gymnasieelever och äldre ska registreras i personalliggaren men inte praoelever från grundskolan.

Mitt företag köper varor från producenter och skickar direkt till kunder, verksamheten sker från ett kontor och företaget har inget lager. Är mitt företag skyldigt att föra personalliggare?
Först behöver det klargöras vilka kunderna är. Om kunderna är konsumenter finns ingen skyldighet att föra personalliggare. Om kunderna är andra än konsumenter, det vill säga om du säljer till detaljister, då driver du grossistverksamhet och ska föra personalliggare om de varor du köper in avser livsmedel, drycker eller tobak.

Jag arbetar som agent/trader för livsmedelsgrossister, behöver jag anteckna mig i personalliggaren?
Nej, agenter som förmedlar försäljning mellan köpare och säljare bedriver inte grossistverksamhet, och personalliggare behöver inte föras.

Vi producerar färdigskuren och sköljd sallad som är färdig att äta. Är detta livsmedelsgrossistverksamhet?
Livsmedelsgrossistverksamhet är näringsverksamhet som avser partihandel med livsmedel. Med partihandel avses vidareförsäljning av varor till andra än konsumenter samt anskaffning, enklare bearbetning, förpackning, innehav och leverans av varor i samband med sådan verksamhet. I prop. 2017/18:82 s. 26 anges att ”genom att ordet vidareförsäljning används utesluts producenter och liknande (till exempel bönder, slaktare, fiskare, bärplockare och livsmedelstillverkare)”. Ni producerar livsmedel, och bedriver därmed inte sådan verksamhet som medför skyldighet att föra personalliggare. Om ni även bedriver grossistverksamhet gäller huvudsaklighetsundantaget, det vill säga grossistverksamheten måste uppgå till minst 25 procent för att personalliggare ska behöva föras.

Allmänna frågor om personalliggare i byggbranschen

Här hittar du allmänna frågor om personalliggare i byggbranschen

Jag har ett företag vars verksamhet består i att diska i en så kallad food court. Måste jag föra personalliggare för mina anställda?
Ja, du ska föra en personalliggare för dem som är verksamma. Diskning av porslin med mera är restaurangverksamhet.

Vad menas med verksamhetslokal?
Med verksamhetslokal avses utrymmen som huvudsakligen används i verksamhet som medför eller kan antas medföra bokföringsskyldighet enligt bokföringslagen eller som bedrivs av annan juridisk person än dödsbo. Med verksamhetslokal avses även markområden, transportmedel, förvaringsplatser och andra utrymmen som disponeras eller kan antas disponeras i verksamheten.Exempelvis kan en korvvagn, ett mattält eller en bil vara en verksamhetslokal.

Det finns särskilda regler för byggbranschen

Jag har en städfirma med anställda. Vi tvättar heltäckningsmattor ute hos kunder. Ska jag föra personalliggare?
Näringsverksamhet som består i att rengöra mattor av textilier eller liknande material (ej parkett, plast eller klinkers o dyl.) är sådan verksamhet där personalliggare ska föras.Du behöver däremot inte föra personalliggare om din verksamhet huvudsakligen (ca 75 procent av omsättningen) avser annan verksamhet än restaurang-, frisör- eller tvätteriverksamhet. Det betyder att om tvätteriverksamheten i din städfirma tillsammans med eventuell restaurangverksamhet eller hårvård är 25 procent eller mindre av den totala verksamheten, behöver du inte föra personalliggare. Huvudsaklighetsbedömningen gör du normalt utifrån hur omsättningen fördelar sig på de olika verksamheterna.

Om jag skriver fel i personalliggaren, hur gör jag då?
Lämpligt är att du stryker ett streck över det som har antecknats fel. Anteckna sedan vid vilken tidpunkt rättelsen skett och vem som gjorde rättelsen.Det finns särskilda regler för byggbranschen

Ska jag som driver verksamheten och min närmaste familj vara inskrivna som verksamma i personalliggaren?
Om du är skyldig att föra personalliggare ska förutom de verksamma personer som du sedan tidigare är skyldig att anteckna i personalliggaren även anteckna uppgifter avseende

dig själv som företagsledare,
make, maka och
barn under 16 år.

Detta gäller för den tid som ni är verksamma, och det gäller bara om ni har andra verksamma.

Min personalliggare är fullskriven och jag har börjat på ett nytt häfte. Hur länge måste jag spara personalliggaren och finns det några krav på var jag ska förvara den?
Du måste spara personalliggaren i två år efter utgången av det kalenderår då ditt beskattningsår gått ut. Du måste förvara personalliggaren tillgänglig i verksamhetslokalen. Dessa regler gäller oavsett om personalliggaren består av en eller flera delar och oavsett om den är i pappersform eller elektronisk form.

En inkomstskattebefriad idrottsförening driver kioskförsäljning vid matcher. Kiosken drivs i huvudsak av oavlönad personal och en ”anställd” person. Ska föreningen föra personalliggare?
Att föreningen är skattebefriad är inget som i sig fritar den från att föra personalliggare. Om föreningen ska föra personalliggare eller inte beror på hur dess kostnader är fördelade. Den behöver bara föra personalliggare om mer än 25 procent av dess kostnader gäller restaurangverksamhet, i detta fall kioskförsäljning av mat och eventuell dryck. Alla personer som är verksamma i kioskförsäljningen ska i så fall antecknas i personalliggaren, oavsett om de är avlönade eller inte.

Läs mer om den juridiska bakgrunden

Får man föra både en manuell och en elektronisk personalliggare samtidigt?
Ja, det är tillåtet att föra en manuell och en elektronisk personalliggare samtidigt.Det finns särskilda regler för byggbranschen

Ska personal från mina andra verksamhetsgrenar vara med i personalliggaren?
Om personal från en annan verksamhetsgren hos samma juridiska person är verksamma i den del av verksamheten som det ska föras personalliggare för, ska de antecknas i liggaren.

Om till exempel en receptionist på ett hotell hämtar en matbricka till en gäst på hotellet är det ett uppdrag i hotellrörelsen och då behöver den personen inte antecknas i personalliggaren.Om du bedriver flera olika verksamheter i samma lokal, och minst en av dessa omfattas av skyldigheten att föra personalliggare ska samtliga verksamma i lokalen antecknas i personalliggaren. Detta kallas att du har en blandad verksamhet.

Hur skaffar man Skatteverkets personalliggare?
Om du skulle behöva en personalliggare kan du beställa en i vår e-tjänst Beställ blanketter. Under "Välj område" väljer du alternativet Personalliggare.

Beställ blanketter

Det finns särskilda regler för byggbranschen:

Personalliggare byggbranschen

Kan en näringsidkare som har flera verksamhetslokaler föra en (1) personalliggare för varje lokal?
Personalliggaren ska finnas tillgänglig i verksamhetslokalen. Har man flera lokaler som inte ligger i anslutning till varandra, ska det finnas en personalliggare i varje lokal.Med uttrycket verksamhetslokal menas inte bara lokaler i byggnader. Också markområden, transportmedel och andra utrymmen som disponeras i verksamheten är verksamhetslokaler. Det finns särskilda regler för byggbranschen

Kan man fylla i uppgifterna i personalliggaren i förväg?
Nej, du kan inte föra in uppgifterna i personalliggaren i förväg. Uppgifterna ska föras in och antecknas i omedelbar anslutning till arbetspassets början och slut.

Vilka personer ska antecknas i personalliggaren?
I personalliggaren ska du anteckna de personer som är verksamma i näringsverksamheten. Även oavlönade personer och inhyrd personal från bemanningsföretag ska du alltså anteckna. Exempel på oavlönad personal är praktikanter eller släktingar som hjälper till gratis. Elever från gymnasiet och högre/efterföljande utbildningar ska antecknas men inte praoelever från grundskolan.Du behöver inte anteckna en servicetekniker från ett annat företag som är verksam i det företagets näringsverksamhet och som tillfälligt utför ett arbete hos dig.Om en restaurang till exempel hyr ut garderoben till ett företag som har F‑skatt, och företaget självständigt driver garderobsverksamheten, behöver garderobspersonalen inte antecknas i personalliggaren. Samma gäller vid uthyrning av spelbord.

Artister som har godkännande för F-skatt och som fakturerar restaurangen och som inte är direkt anställda av restaurangen, ska inte heller antecknas i personalliggaren.Det går inte att slå fast en generell regel som säger att en ordningsvakt ska vara eller inte ska vara inskriven i personalliggaren. En bedömning får därför göras i det enskilda fallet. En vakt som är integrerad i näringsidkarens verksamhet ska vara inskriven i personalliggaren. Däremot behöver exempelvis en ordningsvakt som arbetar i ett vaktbolag inte antecknas om vakten inte alls tar del i själva restaurangverksamheten. Vakten anses då i stället verksam i vaktbolagets självständigt bedrivna verksamhet.Det finns särskilda regler för byggbranschen

Var ska personalliggaren för ett cateringföretag föras?
Personalliggaren ska finnas tillgänglig i verksamhetslokalen. Med uttrycket verksamhetslokal menas inte bara lokaler i byggnader. Också markområden, transportmedel och andra utrymmen som disponeras i verksamheten är verksamhetslokaler. För den personal som transporterar mat med bil ska alltså personalliggare finnas tillgänglig i bilen.Observera att om ett cateringföretag åtar sig att även servera mat och dryck vid en fest är festlokalen i sammanhanget att betrakta som en verksamhetslokal. Eftersom företaget har verksam personal där för serveringen m.m. är företaget också skyldigt att där tillhandahålla en personalliggare med anteckningar om dem som är verksamma i festlokalen (jfr RR dom den 18 mars 2009 mål nr 5798-08). För personal som har till uppgift att transportera mat till en festlokal och sedan där servera den ska alltså en personalliggare finnas tillgänglig både i bilen och i festlokalen. Personalen kan i ett sådant fall naturligtvis ta med sig liggaren från bilen till festlokalen.

Måste det vara näringsidkaren själv som skriver in och ut de i näringsverksamheten verksamma personerna i personalliggaren?
Nej, det behöver inte vara näringsidkaren som skriver in och ut verksamma personer. Men det är alltid näringsidkaren som är ansvarig för att personalliggaren förs i enlighet med de bestämmelser som gäller. Det finns särskilda regler för byggbranschen

Företag

Svar på vanliga frågor

Kontakta oss

Hitta snabbt

Viktiga datum för ditt företag

Aktuellt