Du som är registrerad som arbetsgivare ska redovisa utbetalda ersättningar, avdragen skatt och arbetsgivaravgifter i en arbetsgivardeklaration varje månad. Enklast för dig är att använda tjänsten Arbetsgivardeklaration på Mina sidor när du ska deklarera. I tjänsten framgår vilka perioder som ska deklareras.
Uppgift om tjänsteställe i individuppgift/kontrolluppgift från 1 januari 2023
Riksdagen har beslutat att du som arbetsgivare ska lämna uppgift om arbetsplatsens adress och arbetsplatsens ort i individuppgift eller kontrolluppgift om den anställda bara haft ett tjänsteställe under redovisningsperioden. Uppgifterna ska lämnas från och med redovisningsperioden januari 2023.
En anställd kan bara ha ett tjänsteställe hos en och samma arbetsgivare. Huvudregeln är att tjänstestället är där den anställda utför huvuddelen av sitt arbete. Sen finns några undantag till huvudregeln. Det är du som arbetsgivare som ansvarar för att göra en bedömning av var tjänstestället är. Observera att uppgift om en anställds tjänsteställe inte är samma som den uppgift om arbetsställenummer som arbetsgivare lämnar i individuppgiften.
Du som arbetsgivare ska lämna uppgift om adressen till den anställdas arbetsplats om den anställda bara haft ett tjänsteställe under redovisningsperioden. Även om en anställd arbetar på olika platser så kan hen bara ha ett och samma tjänsteställe i sin anställning. Huvudregeln är att tjänstestället är den plats där den anställda utför huvuddelen av sitt arbete men det finns undantag, exempelvis om arbetet hela tiden utförs på arbetsplatser som hela tiden växlar.
Det är du som arbetsgivare som ansvarar för att göra bedömningen var tjänstestället är.
Arbetsgivare ska lämna uppgift om arbetsplatsens adress i arbetsgivardeklarationen om den anställda bara haft ett tjänsteställe under redovisningsperioden. Om den anställda byter tjänsteställe permanent under en redovisningsperiod har hen haft flera tjänsteställen och du ska inte lämna någon uppgift om arbetsplatsens adress. Rutorna för arbetsplatsens adress och arbetsplatsens ort ska då lämnas tomma.
Du som arbetsgivare ska lämna uppgift om adressen till den anställdas arbetsplats för den redovisningsperiod som ersättningen betalades ut. Det behöver inte vara samma adress som när arbetet faktiskt utfördes.
Elton arbetar hos dig under december 2022 men får lön först i januari 2023. Elton slutar sin anställning 30 december 2022.
Lönen redovisar du i arbetsgivardeklarationen för redovisningsperiod januari 2023. Eftersom Elton har slutat sin anställning i december 2022 har han inget tjänsteställe hos dig för perioden januari 2023. Du ska då lämna fälten för arbetsplatsens adress och arbetsplatsens ort tomma.
Ja. Skyldigheten att lämna uppgift om arbetsplatsens adress gäller även de som har sitt tjänsteställe i bostaden.
Efter Coronapandemin arbetar många delvis hemifrån men det innebär inte att tjänstestället automatiskt är i hemmet. Du kan läsa mer om vad som gäller vid distansarbete:
Du som arbetsgivare ska lämna uppgift om adressen till den anställdas arbetsplats antingen med gatuadress (gatunamn och adressnummer) eller annan lägesangivelse och ortens namn. Om den anställda har sitt tjänsteställe på en plats som saknar gatuadress ska du istället fylla i platsens lägesangivelse och ort.
Om arbetsplatsen inte ligger i en specifik ort ska du istället lämna uppgift om närmaste tätort eller kommunens namn.
Ja. Uppgift om arbetsplatsens adress ska lämnas för alla som bara haft ett tjänsteställe under redovisningsperioden. Uppgiften ska även lämnas för ersättning som redovisas på kontrolluppgift.
Du ska lämna arbetsgivardeklaration varje månad om något av följande stämmer in på ditt företag eller din förening:
Företag eller föreningar som har betalat ut ersättning men inte uppfyller någon av punkterna ovan kan behöva redovisa utbetalningar i en kontrolluppgift i stället.
För att slippa rätta i efterhand behöver du färdiga underlag för allt som kan påverka månadens ersättning och avdragen skatt. Det gäller till exempel uppgifter om förmåner och semester.
Du som har anställda med bilförmån bör ha koll på när under månaden en ny bil tas ut. Det är viktigt för att du ska hinna registrera förmånen i löneutbetalningen. Du ska redovisa hel bilförmån för den aktuella månaden även om den anställda tar ut en bil i slutet av månaden.
Du kan behöva rätta arbetsgivardeklarationen i efterhand om du inte får veta i tid att den anställda ska förmånsbeskattas för den aktuella månaden.
Ombud och anställda som ska skapa och skicka in arbetsgivardeklarationen behöver rätt behörighet hos Skatteverket.
Varje månad ska du redovisa följande till Skatteverket:
De allra flesta ska lämna in arbetsgivardeklarationen senast den 12:e i den efterföljande månaden. Den ersättning som du betalar ut i februari ska du alltså redovisa i den arbetsgivardeklaration som lämnas in den 12 mars.
Webbseminarier för dig som är ny arbetsgivare
Där får du veta mer om skatteavdrag, arbetsgivaravgifter, förmåner och kostnadsavdrag. De är kostnadsfria och du kan ställa frågor och få svar i en chatt.
Den 17 januari 2019 är sista dagen att lämna arbetsgivardeklaration för december 2018 i den gamla tjänsten Moms- och arbetsgivardeklarationer. Det gäller för företag med högst 40 miljoner kronor i omsättning.
Den 28 januari 2019 är sista dagen att lämna arbetsgivardeklaration för december 2018 i den gamla tjänsten Moms- och arbetsgivardeklarationer. Det gäller för företag med över 40 miljoner kronor i omsättning.
Från och med februari 2019 ska alla använda den nya tjänsten Arbetsgivardeklaration i stället för den gamla tjänsten Moms- och arbetsgivardeklarationer.
Det innebär att du ska använda den nya tjänsten när du redovisar ersättning för arbete som betalas ut från och med januari 2019.
Se detaljer om hur du ska fylla i arbetsgivardeklarationen i tjänsten.
Du kan välja att ladda upp en arbetsgivardeklaration genom att lämna en komplett arbetsgivardeklaration på XML-fil från ett lönesystem.
Om filen inte har några fel kommer du direkt till sammanställning av uppgifter under fliken Granska och skicka in.
Du som vill skicka in fler än en fil ska gå in på aktuell redovisningsperiod innan du väljer att ladda upp en fil. Ladda upp alla filer innan du granskar och signerar.
I stället för att lämna en XML-fil med uppgifter kan du fylla i uppgifterna själv. Du kan kombinera det här redovisningssättet med att ladda upp uppgifter via XML-fil.
Det här sättet att lämna arbetsgivardeklaration passar till exempel i följande fall:
Du ska ladda upp alla filer innan du granskar och signerar.
Du kan spara ett utkast och göra ändringar innan du skickar in. Kom ihåg att du måste granska och skicka in för att Skatteverket ska kunna se dina uppgifter.
Om du har låst redovisningsperioden kan du skriva under flera deklarationer samtidigt i tjänsten Skriv under digitalt.
Du låser redovisningsperioden i e-tjänsten Lämna arbetsgivardeklaration i ytan som heter Granska, eller via API. Då samlas de färdigställda deklarationsutkasten i en lista, så att du kan skriva under alla utkast med din e-legitimation. Klicka på Att skriva under i menyn.
Du är fortfarande ansvarig för att kontrollera att uppgifterna i varje enskild deklaration stämmer, även om du skriver under flera deklarationer samtidigt.
Ett annat sätt att lämna arbetsgivardeklarationen är direkt i företagets lönesystem via öppet API. Det förutsätter att lönesystemet är anpassat för det. Kontakta din programvaruleverantör för mer information.
Du som inte har möjlighet att använda tjänsten kan lämna arbetsgivardeklaration på blankett. Blanketterna laddar du själv ner och skriver ut via länkarna nedan.
Du som inte har möjlighet att skriva ut blanketter kan beställa dem av Skatteupplysningen på telefonnummer 0771-567 567.
Du bör välja en pdf som du kan fylla i digitalt. Detta minskar risken att uppgifter i blanketten tolkas felaktigt.
Innan du kan skriva ut blanketten måste du ange utbetalarens personnummer, organisationsnummer eller samordningsnummer samt den redovisningsperiod som du ska deklarera för. De uppgifterna måste vara ifyllda på samtliga blanketter. Använd ohålat papper när du skriver ut arbetsgivardeklarationen. Det minskar risken för feltolkning av arbetsgivardeklarationen.
Fyll bara i de rutor där du har belopp att deklarera. Lämna övriga rutor tomma. Fyll inte i nollor i onödan. Skriv heller aldrig kommatecken, punkter, streck eller ören.
Adressen står på blanketterna.
Om du vill bifoga en förklaring eller underlag till uppgifterna i deklarationen kan du skicka in en separat skrivelse till Skatteverket. Alternativet är att du mejlar till Skatteverket.
Både behöriga företrädare och deklarationsombud kan granska, signera och skicka in uppgifter.
Du som inte vill att ett deklarationsombud ska ha tillgång till uppgifter för anställda eller andra betalningsmottagare kan numera ge personen en begränsad behörighet.
Det här gäller för ett deklarationsombud med denna begränsning:
Du kan ge den här begränsningen till ett ombud på två olika sätt:
Det snabbaste och enklaste sättet att registrera en begränsning är att använda e-tjänsten Ombud och behörigheter. Begränsningen aktiveras så fort du har godkänt den med e-legitimation.
Du som inte har möjlighet att använda e-tjänsten kan i stället fylla i blanketten Ansökan e-tjänster – Deklarationsombud (SKV 4809). Fyll i deklarationsombudets uppgifter och kryssa i ”Får inte se individuppgifter”.
När du väljer att begränsa behörigheten för ett deklarationsombud är det viktigt att se över vilka andra behörigheter ombudet har. Till exempel har ett deklarationsombud med begränsad behörighet ändå tillgång till uppgifter för anställda om hen samtidigt är läsombud eller registreringsombud.
Om du vill att ett deklarationsombud ska ha begränsad behörighet behöver du därför ta bort eventuella andra behörigheter. Det gör du enklast i e-tjänsten Ombud och behörigheter.
Registreringsombud gäller bara för arbetsgivardeklarationer i tjänsten Arbetsgivardeklaration på Mina sidor.
Registreringsombud har tillgång till alla funktioner utom att signera och skicka in. Det innebär att registreringsombud kan göra följande:
Du som är behörig företrädare i dag kan via tjänsten Ombud och behörigheter utse ett registreringsombud.
Du som inte är behörig företrädare eller deklarationsombud kan ladda upp en fil till tjänsten om du har svensk e-legitimation. Du måste då logga in som dig själv på Mina sidor, välja Skatter och deklarationer och sedan Filuppladdning – arbetsgivardeklaration.
Du kan bara spara din fil som ett utkast och få bekräftat om den går att läsa in. Du kan inte lämna uppgifter i arbetsgivardeklarationen på något annat sätt och inte heller se eller ändra inlämnade uppgifter.
Du ska lämna en rättelse eller begära omprövning om du upptäcker att något ska ändras i en redan inlämnad arbetsgivardeklaration. Det gör du lättast genom att lämna in en ny rättad arbetsgivardeklaration för den aktuella redovisningsperioden.
Precis som lön ska du redovisa en förmån på den månad som en anställd har fått den. Det innebär att om en anställd har fått en förmån i januari ska du redovisa den på arbetsgivardeklarationen för januari, som du lämnar in i februari.
Du som arbetsgivare är ansvarig för att redovisa förmånen på rätt månad. Om du missar en förmån behöver du rätta den aktuella arbetsgivardeklarationen.
Precis som tidigare är det tillåtet att redovisa vissa förmåner på månaden efter att den anställda har fått den. Det beror på att beloppen oftast inte är kända förrän då. Det gäller följande:
Det finns ytterligare situationer där ett förmånsbelopp kan vara svårt att redovisa i arbetsgivardeklarationen för rätt månad. Det gäller till exempel kostförmån och fri parkering, vars belopp du kanske får reda på först efter att arbetsgivardeklarationen ska vara inlämnad.
I de fallen kan du redovisa förmånen en eller högst två månader efter att den anställda har fått förmånen. Du som arbetsgivare ska kunna visa vilka skäl som ligger bakom.
Undantaget gäller aldrig för redovisning av återkommande förmåner som till exempel bilförmån och bostadsförmån.
Du ska lämna en arbetsgivardeklaration även om du inte har något att deklarera för en redovisningsperiod. Det gäller så länge du är registrerad som arbetsgivare.
För månader du inte har något att redovisa finns knappen "Deklarera noll" i tjänsten Arbetsgivardeklaration. Välj aktuell redovisningsperiod så hittar du knappen i högerspalten.
Du som ska nolldeklarera på blankett ska bara fylla i blanketten Arbetsgivardeklaration Huvuduppgift (SKV 4786). Fyll i en nolla i ruta 487 och en nolla i ruta 497. Lämna övriga rutor tomma.
För dig som är säsongsregistrerad arbetsgivare gäller andra regler.
Pensionsutbetalningar ska redovisas i en arbetsgivardeklaration på individnivå på samma sätt som lön och annan ersättning. Du redovisar pensionsutbetalningar i ruta 030.
Du som är pensionärens tidigare arbetsgivare ska redovisa pensionen på individnivå. Det beror på att du är utgivare av pensionen och den som står för kostnaden för den. Du har även pensionsansvaret mot pensionären.
Detta gäller vid båda dessa tillfällen:
Detta gäller även om du som arbetsgivare har anlitat en pensionsadministratör som betalar ut pensionen åt dig.
Du ska informera betalningsmottagaren om vad du redovisar om hen till Skatteverket. Det gör du till exempel i ett pensionsbesked. Detta ska ske senast den dagen som arbetsgivardeklarationen ska lämnas till Skatteverket.
Det finns ett undantag från kravet att redovisa pensionsutbetalningar på individnivå. När pension betalas ut på grund av en pensionsförsäkring är det försäkringsgivaren som ska redovisa pensionsutbetalningen i sin arbetsgivardeklaration, men inte på individnivå. Försäkringsgivaren ska även fortsätta att lämna en årlig kontrolluppgift.
För inkomstår 2019 och framåt ska ersättningar som du lämnar på individnivå i arbetsgivardeklaration inte längre redovisas på en kontrolluppgift.
Du ska lämna in en arbetsgivardeklaration varje månad oavsett om du har gjort en löneutbetalning eller inte.
För månader du inte har något att redovisa finns knappen "Deklarera noll" i tjänsten Arbetsgivardeklaration. Välj aktuell redovisningsperiod så hittar du knappen i högerspalten.
Du som ska nolldeklarera på blankett ska bara fylla i blanketten Arbetsgivardeklaration Huvuduppgift (SKV 4786). Fyll i en nolla i ruta 487 och en nolla i ruta 497. Lämna övriga rutor tomma.
Du som är säsongsregistrerad arbetsgivare ska bara lämna in en arbetsgivardeklaration för de månader som du har gjort en löneutbetalning. Du kan välja redovisningsperiod när du loggar in i tjänsten Arbetsgivardeklaration.
Det är viktigt att du som säsongsregistrerad arbetsgivare håller koll på för vilka månader du ska lämna arbetsgivardeklaration. Skatteverket kan inte se vilka månader du förväntas redovisa för.
Du som inte har gjort någon löneutbetalning alls under inkomståret ska lämna en nolldeklaration i januari året efter.
Samma regler gäller för ideella föreningar som för företag. Däremot finns det ett undantag för föreningar som inte är skyldiga att betala arbetsgivaravgifter eller göra skatteavdrag.
Den som jobbar och vistas i Sverige kortare tid än sex månader ska betala särskild inkomstskatt för utomlands bosatta (SINK). Det innebär att de betalar 25 procent i skatt på sin inkomst.
Du som betalar ut ersättningen ska redovisa både ersättning och gjorda skatteavdrag på individnivå i en arbetsgivardeklaration.
Du ska göra skatteavdrag på ersättningen, redovisa skatteavdraget och betala in skatten till Skatteverket.
Du ska redovisa både utbetald ersättning och gjorda skatteavdrag på individnivå i en arbetsgivardeklaration. Du redovisar skatteavdraget i ruta 275 i arbetsgivardeklarationen. Du ska också fylla i ruta 112 – Verksamhetens art.
Du ska redovisa arbetsgivaravgifterna i en arbetsgivardeklaration varje månad. Det gör du enklast genom att logga in med din e-legitimation på Mina sidor i tjänsten Arbetsgivardeklaration.
För att kunna lämna en arbetsgivardeklaration på Mina sidor behöver du anmäla dig själv som behörig företrädare. Detta gör du på blankett Anmälan e-tjänster – Behörigheten "firmatecknare" eller "ombud" (SKV 4801).
Om du vill att någon annan ska lämna din arbetsgivardeklaration kan du utse ett deklarationsombud som kan lämna din deklaration via tjänsten på Mina sidor. Använd blankett Ansökan E-tjänster Deklarationsombud (SKV 4809).
Du som inte har möjlighet att använda tjänsten Arbetsgivardeklaration kan i stället lämna arbetsgivardeklaration på blankett.
Du ska informera betalningsmottagaren om vad du redovisar om hen till Skatteverket. Det gör du till exempel i en lönespecifikation eller ett pensionsbesked. Detta ska ske senast den dagen som arbetsgivardeklarationen ska lämnas till Skatteverket.
Om du arrangerar prestationsbaserade tävlingar för dina medarbetare eller affärspartners ska du betala arbetsgivaravgifter eftersom vinsten jämställs med ersättning för arbete. Detsamma gäller om du arrangerar prestationsbaserade tävlingar för dina kunder.
När ett företag arrangerar en tävling för medarbetare, affärspartners eller kunder är huvudregeln att den som står för tävlingsvinsten ska betala arbetsgivaravgifter och redovisa förmånen i arbetsgivardeklarationen. Om det är tillverkaren som ger ut vinsten ska det företaget betala arbetsgivaravgifter även om vinnaren är anställd av ett annat företag.
En vinnare ska betala inkomstskatt på vinsten om hen är din medarbetare eller anställd hos en av dina affärspartners.
Som arbetsgivare ska du bara betala arbetsgivaravgifter och göra skatteavdrag om ersättningen till en och samma person överstiger 1 000 kronor på ett år. Du ska även betala arbetsgivaravgifter om vinsten tillfaller dig som arbetsgivare om du delar ut den till dina anställda.
Tävlingsvinster är endast skattefria om dem
Om du har gett ut en tävlingsvinst ska du redovisa värdet i din arbetsgivardeklaration på samma sätt som du redovisar löner och skatteavdrag till dina anställda. Du redovisar vinstens värde i ruta 011 om det är kontanter, och i ruta 012 om vinsten är en sak (förmån) månaden efter att vinnaren har fått sin vinst.
Om vinsten är en sak ska du inte göra skatteavdrag eftersom det inte finns kontanter att göra skatteavdrag ifrån. Däremot ska du göra skatteavdrag om vinsten består av både en sak och kontanter. Då lägger du till värdet av förmånen i underlaget för skatteavdrag och gör skatteavdrag på den kontanta ersättningen.
Här kan du få fram viktiga datum för ditt företag. Då kan du lätt se när du behöver betala in skatter, deklarera eller när du får utbetalningar.