Transaktionsbaserad rapportering och e-fakturering
Alla gränsöverskridande transaktioner mellan företag inom EU ska rapporteras digitalt från år 2030, enligt en ny överenskommelse i EU. Det betyder att företagen ska använda e-fakturering med en gemensam standard för dessa transaktioner.
EU-kommissionen har enats om direktivet VIDA – Vat in the digital age den 5 november 2024. Formellt beslut fattas efter remiss hos EU-parlamentet.
Direktivet är en del i EU-kommissionens arbete att modernisera EU:s momsprocess och minska momsbedrägerier, och det ingår i kommissionens handlingsplan för rättvis och enkel beskattning.
Vad innebär direktivet för företag i Sverige?
Enligt direktivet ska gränsöverskridande transaktioner mellan företag inom EU rapporteras digitalt. Det blir obligatoriskt för alla transaktioner mellan EU-länder, och frivilligt att införa för transaktioner inom ett och samma EU-land. Företagen ska använda e-fakturering med en gemensam standard, och behöver ansluta sig till ett system som kan hantera digital fakturering och rapportering.
Transaktionsbaserad rapportering
Att införa transaktionsbaserad rapportering ställer krav på företagen. Men om den transaktionsbaserade rapporteringen kan göras av fakturaoperatörer som en del i e-fakturering blir den totala kostnaden lägre för företagen.
E-fakturering
E-fakturering betraktas som viktig infrastruktur för att driva på digitalisering och automatisering av företagens administrativa processer.
Men att skicka en enskild faktura som e-faktura kan vara ovant och innebära en kostnad för företagen. Därför väljer många att skicka en pdf-faktura istället. För en köpare är det enklare med e-faktura, men även säljare har nytta av det när det finns en standard för e-fakturor, så att de kan automatisera sina processer och använda integrerade data i sina affärssystem.
Vad är transaktionsbaserad rapportering?
Med transaktionsbaserad rapportering, TBR, menas rapportering av enskilda affärstransaktioner, till exempel till en skatteadministration. Rapporteringen gäller främst fakturor mellan företag och mellan företag och offentliga aktörer. Det gäller alltså vanligtvis inte försäljning till konsumenter.
Transaktionsbaserad rapportering är ett samlingsnamn för olika former av rapportering. Det är olika i olika länder hur stor del av fakturans innehåll som rapporteras, hur nära i tiden fakturan rapporteras och om fakturan ska godkännas.
Om transaktionsbaserad rapportering sker lång tid efter transaktionens genomförande, exempelvis som dagens momsdeklaration, kallas det ofta VAT-listings. Om det finns någon form av validering eller godkännande kallas det ofta CTC, Continuous transaction control.
Med CTC menas transaktionsbaserad rapportering som sker i realtid. I en del fall omfattar CTC även de kontroller som skatteadministrationer eller köpare gör. Det betyder att de i vissa fall ska godkänna fakturan innan den betraktas som en riktig faktura.
Ett sådant godkännande av fakturan av skatteadministrationen innan den får skickas kallas ofta validering, clearance eller pre clearance. Om systemet omfattar validering eller clearance kan fakturan också skickas till köparen från skattemyndigheten istället för från säljaren.
Vad är e-fakturering?
E-fakturering är ett samlingsnamn för fakturor som är digitala och skickas digitalt. Enligt direktiv 2014/55/EU definieras e-fakturering som digitala fakturor som har ett strukturerat format – alltså att de är skapade för att kunna läsas av datorer.
Pdf-fakturor räknas inte som e-fakturor även om de kan skannas med förhållandevis hög träffsäkerhet idag.
Det finns två vanliga typer av e-fakturor:
- Tekniskt integrerade system som ofta kallas EDI eller Edifact, där två företag med stöd av eventuella specialiserade systemleverantörer integrerar sina processer gemensamt. Ofta omfattar dessa integrationer flera delar som fakturor, order, lagerstatus, betalningar och så vidare.
- E-fakturor som skickas via fakturaoperatörer. Operatörerna kontrollerar olika adressregister för fakturor och säkerställer att fakturan är rätt konverterad och att mottagaren kan ta emot den.
Vad är DRR?
DRR är en engelsk förkortning som används i EU:s VIDA-direktiv. Det står för Digital reporting requirements, ett samlingsnamn för transaktionsbaserad rapportering baserad på e-fakturering.
Direktivet kommer att påverka svensk lag
De delar av direktivet som är tvingande kommer att implementeras i svensk lag: att företag måste använda sig av e-fakturering och transaktionsbaserad rapportering för gränsöverskridande transaktioner mellan företag inom EU.
Om Sverige vill införa samma regler även för transaktioner mellan företag inom Sverige, kommer det istället att regleras i ny lagstiftning.
Vad omfattar VIDA-direktivet?
EU-direktivet VIDA – Vat in the digital age består av tre områden:
- Plattformsföretag ska anses som säljare av korttidsuthyrning av bostäder och persontransporter när den underliggande säljaren är till exempel en privatperson eller företag med liten årsomsättning.
- Antalet företag som behöver vara registrerade för moms i flera länder ska minska. Företag får bland annat större möjlighet att redovisa moms i ett annat EU-land genom elektroniska deklarationer som lämnas via företagets etableringsland (One stop shop, OSS).
- Direktivet inför digitala rapporteringskrav för gränsöverskridande transaktioner mellan företag inom EU, och obligatorisk standardiserad e-fakturering för gränsöverskridande transaktioner inom EU.
Varför har EU tagit fram VIDA-direktivet?
Flera länder i Europa och övriga världen har infört olika krav på rapportering av fakturauppgifter och e-fakturering, på grund av det ökade kravet på digitalisering och en ambition att minska skattefelet, främst på momsområdet. Men utvecklingen har varit fragmenterad med olika rapporteringskrav och lösningar i olika länder.
Därför har EU-kommissionen arbetat fram VIDA-direktivet som ska stödja harmonisering och digitalisering och samtidigt bidra till kampen mot momsbedrägerier.
Hur arbetar andra EU-länder med de här frågorna?
Många länder har infört eller kommer att införa olika regelförändringar för att driva på utvecklingen i riktning mot e-fakturering och transaktionsbaserad rapportering. Flera länder i EU har redan beviljats undantag för obligatorisk e-fakturering med transaktionsbaserad rapportering för transaktioner inom landet.
Eftersom många länder i EU har infört eller kommer att införa obligatorisk e-fakturering kommer en stor del av faktureringen inom EU att omfattas av krav på obligatorisk e-fakturering.
Kraven på transaktionsbaserad rapportering i korthet
Direktivets krav på transaktionsbaserad rapportering handlar framför allt om att
- medlemsländer i EU ska ta in vissa uppgifter från varje faktura vid gränsöverskridande handel mellan företag inom EU, både från säljare och köpare
- EU-länder ska utbyta information genom att skicka fakturainformation till en EU-databas där den kan analyseras
- fakturainformation som rapporteras ska följa en förutbestämd standard (EN 16931)
- e-fakturering ska vara obligatorisk för alla gränsöverskridande transaktioner mellan företag inom EU.
Direktivet ger också medlemsländerna möjlighet att införa
- obligatorisk e-fakturering för transaktioner mellan företag inom Sverige
- transaktionsbaserad rapportering för alla transaktioner mellan företag inom Sverige.
Skatteverket vill införa reglerna även nationellt
Vi har i vårt remissvar ställt oss i huvudsak positiva till VIDA-förslaget. Vi följer arbetet med implementeringen av direktivet i den svenska lagstiftningen. Vi pratar också med intressenter, både i Sverige och i andra länder, för att förbereda oss och dem på e-fakturering och transaktionsbaserad rapportering.
Hur detaljerna i de här EU-reglerna lämpligast införs i Sverige har Skatteverket i dagsläget inte tagit ställning till. Det är en pågående process med många inblandade.
Vi arbetar också för att Sverige ska införa en obligatorisk e-fakturering även för transaktioner inom landet. Det är en viktig del i bidraget till digitaliseringen. Vår bedömning är att det är bra för Sverige, företagen och Skatteverket. Därför vill vi utreda obligatorisk e-fakturering för alla transaktioner mellan företag inom Sverige så fort som möjligt, och har tillsammans med Myndigheten för digital förvaltning och Bolagsverket begärt att regeringen tillsätter en statlig utredning.
Vi är även positiva till en obligatorisk transaktionsbaserad rapportering för transaktioner inom landet mellan företag. Vi ser att det finns flera stora fördelar med det, inte minst i relation till organiserad ekonomisk brottslighet som momskaruseller, svarta löner och penningtvätt.
Om du har några frågor
Du kan ställa frågor till oss om vårt arbete med direktivet via vårt formulär här på webbplatsen. Inled ditt meddelande i textrutan med "E-fakturering och transaktionsbaserad rapportering".
Kontakta oss
Viktiga datum för ditt företag
Här kan du få fram viktiga datum för ditt företag. Då kan du lätt se när du behöver betala in skatter, deklarera eller när du får utbetalningar.
Aktuellt
-
Nya lagar och regler 2025
Vid årsskiftet börjar flera nya lagar och regler att gälla. Skatten sänks bland ...
-
Uppmärksammad guide för efterlevande
Nyligen släppte OECD, det internationella organet Organisationen för ekonomiskt ...
-
Skatteverket tar över utbetalning av lönegaranti
Den 1 februari tar Skatteverket över ansvaret för utbetalning av lönegaranti. Sy...
Tillsammans gör vi samhället möjligt