Ett bra sätt att visa hur företagets bil används är att föra en löpande och noggrann körjournal. Den som använder bilen ska anteckna alla resor på ett detaljerat sätt.
En noggrant förd körjournal är ett bra sätt att visa att din anställda inte har använt företagets bil privat mer än 100 mil eller vid högst 10 tillfällen under ett år. Båda förutsättningarna ska vara uppfyllda. En körjournal kan vara elektronisk eller i pappersform och du kan komplettera den med till exempel reseräkningar eller dagboksanteckningar.
I vissa fall är det extra viktigt med en löpande och noggrant förd körjournal.
Omfattande tjänstekörning är när din anställda kör 3 000 mil eller mer i tjänsten per år med förmånsbilen. Du som arbetsgivare kan då beräkna förmånsvärdet till 75 procent av fullt värde om din anställda uppfyller antalet mil hos dig som arbetsgivare under det aktuella året.
Om du som arbetsgivare betalar drivmedlet för din anställda med förmånsbil ska hen bara beskattas för drivmedel som används till privata resor. Det förutsätter att det finns underlag som visar hur mycket hen har kört privat och i tjänsten, annars ska hen beskattas för allt drivmedel.
Om du som arbetsgivare betalar din anställdas trängselskatt eller infrastrukturavgift vid privata resor med förmånsbil är det en skattepliktig förmån. För att kunna beräkna värdet av förmånen kan du utgå från Transportstyrelsens beslut och din anställdas körjournal. Det är bra om det finns noteringar om antal passager vid betalstationer
En löpande och noggrant förd körjournal ska innehålla:
Körjournalen bör även ha uppgifter om:
Det är bra att anteckna drivmedelskostnaden när bilen tankas eller laddas.
Klicka på bilden för förstoring.
En elektronisk körjournal registrerar automatiskt alla körningar, både privata resor och tjänsteresor.
Kom ihåg att komplettera körjournalen med uppgifter om till exempel vilka kunder eller företag din anställda har besökt så att den innehåller alla delar som visas i exemplet ovan.
Om den elektroniska körjournalen loggar information om drivmedelsförbrukningen så använder du de uppgifterna när du beräknar värdet av drivmedelsförmånen.
En elektronisk körjournal räknas inte som den typ av extrautrustning som höjer bilförmånsvärdet.
Här kan du få fram viktiga datum för ditt företag. Då kan du lätt se när du behöver betala in skatter, deklarera eller när du får utbetalningar.