På skatteverket.se använder vi kakor (cookies) för att webbplatsen ska fungera på ett bra sätt för dig. Genom att surfa vidare godkänner du att vi använder kakor. Vad är kakor?

Logotyp, till startsidan

Arkiv för Rättslig vägledning


RSV S 1996:11

OBS! Dessa rekommendationer m.m. har upphört att gälla fr.o.m. 1998 års taxering; se RSV S 1997:2.

Riksskatteverkets rekommendationer m.m. om avdrag för utgifter för representation m.m.¹

Riksskatteverket (RSV) meddelar med stöd av 2 kap. 2 § förordningen (1990:1293) med instruktion för skatteförvaltningen följande rekommendationer m.m. om avdrag för utgifter för representation m.m. att tillämpas fr.o.m. 1997 års taxering.

1 Inledning

Begreppet representation saknar en bestämd definition i skattelagstiftningen. Utgifter för representation kan avse utgifter för mat, dryck, betjäning, hotellrum, teaterbiljetter och liknande. Det kan också vara fråga om indirekta utgifter för representation såsom utgifter för underhåll och löner samt för andra utgifter avseende t.ex. fastighet eller inventarier som används för representationsändamål.

Representationen kan rikta sig antingen utåt mot den skattskyldiges affärsförbindelser och liknande (extern representation) eller också inåt mot företagets personal i form av bl.a. personalfester (intern representation).

¹Beträffande avdrag för utgifter för representation som utövats under 1995, se RSV Dt 1991:20 och RSV S 1994:11

2 Allmänt om lagstiftningen

Vid beräkning av inkomsten från särskild förvärvskälla skall enligt 20 § första stycket kommunalskattelagen (1928:370), KL, alla omkostnader under beskattningsåret för intäkternas förvärvande och bibehållande dras av från bruttointäkten av förvärvskällan. Däremot är den skattskyldiges levnadskostnader och därtill hänförliga utgifter, t.ex. för gåvor, enligt andra stycket i lagrummet inte avdragsgilla.

Genom lagen (1963:161) om ändrad lydelse av punkt 1 av anvisningarna till 20 § KL infördes regler om avdrag för utgifter för representation i förvärvskälla. Förarbetena utgörs av prop. 1963:96, bet. 1963:BevU40 och SOU 1962:42 (Avdrag för representationskostnader). Reglerna ändrades genom lagen (1980:1077) om ändring i KL och lagen (1986:505) om ändring i KL. Förarbetena till dessa lagändringar finns i prop. 1980/81:68 och bet. 1980/81:SKU18 respektive prop. 1985/86:140 och bet. 1985/86:SkU38.

Från och med 1997 års taxering har genom lagen (1995:1625) om ändring i lagen (1995:651) om ändring i KL (prop. 1995/96:109 och bet. 1995/96:SkU20) och lagen (1996:651) om ändring i KL (prop. 1995/96:152 och bet. 1995/96:SkU25) införts nya bestämmelser om avdrag för utgifter för representation vid beräkning av inkomst. Enligt de nya bestämmelserna medges avdrag för måltidsutgifter som avser lunch, middag eller supé inte med större belopp än 180 kr per person, se dock avsnitt 4.1. Genom lagändringen slopades också det tidigare förbudet mot avdrag för spritdrycker och vin.

3 Omedelbart samband

I punkt 1 tredje stycket av anvisningarna till 20 § KL anges att utgifter för representation och liknande ändamål skall anses som omkostnader i förvärvskälla endast om de har omedelbart samband med verksamheten. Som exempel tas upp representation som uteslutande avser att inleda eller bibehålla affärsförbindelser och liknande, utgifter för jubileum, invigning av mera betydande anläggning för verksamheten, stapelavlöpning eller jämförliga händelser. Vidare kan avdrag medges när utgifterna är att hänföra till personalvård. I prop. 1963:96 s. 51 uttalas att kravet på omedelbart samband mellan representationen och verksamheten är ämnat att markera att avdragsrätten inte omfattar privata levnadskostnader till vilka kan hänföras t.ex. kostnader för sällskapsliv av personlig natur, personlig gästfrihet och liknande (jfr RÅ 1976 ref. 155).

Rekommendationer:

För att representation i samband med affärsförhandlingar skall anses ha ett omedelbart samband med verksamheten bör representationen ingå som ett led i förhandlingarna. Representationen bör därvid uttrycka en i dessa sammanhang sedvanlig gästfrihet, t.ex. i form av värdskap vid inledande av affärsförhandlingar, under sådana eller som en avslutning av förhandlingarna. Försiktighet bör iakttagas vid ofta återkommande representation mot en och samma person eller grupp av personer. I sådan representation kan föreligga inslag av personlig gästfrihet som utesluter avdragsrätt. Vad avser andra personer än dem som har en direkt anknytning till affärsförhandlingar bör utgift för sådan representation inte vara avdragsgill.

Även vad avser valet av den ort där representationen utövas bör försiktighet iakttagas. Så kan t.ex. representation på annan ort än verksamhetsorten vara ett tecken på att omedelbart samband saknas.

Exempel på situationer där omedelbart samband kan anses föreligga är vidare större jubileer, invigningar och demonstrationer och dylikt där representationen används som ett led i företagets marknadsföring och PR-verksamhet. Om representationen utövas i samband med en skattskyldigs personliga högtidsdag bör dock avdrag inte medges. Således bör avdrag inte medges för kostnader i samband med t.ex. bjudning för affärsvänner i anslutning till skattskyldigs femtioårsdag.

4 Avdragsram

4.1 Skäligt belopp

Enligt punkt 1 tredje stycket av anvisningarna till 20 § KL medges inte avdrag i det enskilda fallet med större belopp än som kan anses skäligt. Avdrag för måltidsutgifter som avser lunch, middag eller supé medges inte med större belopp än 180 kr per person. Av fjärde stycket i anvisningspunkten framgår att avdragsramen 180 kr avser pris exklusive mervärdesskatt för den som är skattskyldig till mervärdesskatt eller har rätt till återbetalning av mervärdesskatt. För övriga ökas avdragsramen med mervärdesskatten (180 kr plus mervärdesskatten).

Måltidsutgifterna bör till huvudsaklig del gå åt för att täcka kostnaderna för mat (se bet. 1995/96:SkU20 s. 48). Avdragsramen får inte överskridas. Den gäller t.ex. även vid representation gentemot utomnordiska gäster (se prop. 1995/96:152 s. 80).

Rekommendationer:

Vid intern representation bör avdrag för måltidsutgifter som avser lunch, middag eller supé medges med samma belopp som vid extern representation (180 kr/180 kr plus mervärdesskatten). Avdrag bör dock, när representationen avser andra måltidsutgifter än lunch, middag eller supé medges med högst en tredjedel av beloppet per person.

Avdragsramen bör tillämpas vid varje representationstillfälle för sig. En billig representation vid ett tillfälle bör således inte få kvittas mot representation vid annat tillfälle, där utgiften överstigit avdragsramen.

4.2 Lyxbetonad representation

Avdrag medges inte för lyxbetonad representation (se prop. 1963:96 s. 51, jfr RÅ 1983 1:22 och RÅ 1970 ref. 21).

Rekommendationer:

Lyxbetonad representation får anses vara t.ex. särskilt arrangerade jaktutflykter eller fiskeresor och specialarrangerad underhållning samt hållande av lustjakter och lantställen för representationsändamål. Även villor och andra byggnader som helt eller huvudsakligen är avsedda för representationsändamål bör räknas till denna kategori. Undantag kan dock göras för byggnader på orter där bostadsfrågan för besökande affärsförbindelser annars inte kan ordnas på ett tillfredsställande sätt.

5 Extern representation

5.1 Affärsförhandlingar

Rekommendationer:

Till affärsförhandlingar bör räknas, förutom förhandlingar om köp eller försäljning, även andra förhandlingar i och för verksamheten, t.ex. förhandlingar med konsulter och experter av olika slag samt förhandlingar angående kollektivavtal och liknande.

För att bedöma avdragsrätten bör det sakna betydelse om förhandlingar vid ett visst tillfälle förs med företrädare för ett enda företag eller med en grupp sådana. Det bör också sakna betydelse för avdragsrätten om inledda förhandlingar resulterar i ett avtal eller om förhandlingarna blir resultatlösa.

5.2 Representation med PR-syfte

5.2.1 Jubileum, invigning av anläggning m.m. (Jfr RÅ 1953 Fi 1487, se SOU 1962:42 s. 25)

Rekommendationer:

För att en utgift för jubileum i samband med fest eller liknande skall anses avdragsgill bör jubileet avse en mer betydande milstolpe i företagets verksamhet som 25-, 50-, 75- och 100-årsjubileum osv. Avdrag bör i regel inte medges för utgift för tidigare jubileumsfest än 25-årsjubileum.

I samband med jubileumsfestligheter bör avdrag medges för utgifter som avser företagets huvudsakliga affärsförbindelser, företagets anställda med makar eller motsvarande samt representanter för myndigheter och massmedia.

Utgift för representation i samband med invigning av anläggning bör vara avdragsgill under förutsättning att det är fråga om en anläggning som med hänsyn till företagets storlek och omfattning är att anse som betydande.

Avdrag för utgifter för representation vid jubileum, invigning och jämförliga händelser bör medges med skäligt belopp. För måltidsutgift i samband med jubileet medges dock avdrag med högst 180 kr/180 kr plus mervärdesskatten per person.

5.2.2 Demonstrationer och visningar

För att göra tekniska nyheter och dylikt kända för en bredare allmänhet, andra företag med flera, förekommer det att företag som ett led i sin PR-verksamhet bjuder in t.ex. representanter för massmedia och kunder till demonstrationer, visningar och information och i anslutning därtill utövar viss gästfrihet.

Rekommendationer:

Om kravet på omedelbart samband mellan representationen och företagets verksamhet är uppfyllt kan avdrag medges för utgifter för enklare förtäring med högst en tredjedel av 180 kr/180 kr plus mervärdesskatten per person.

6 Intern representation

6.1 Personalfester och informationsmöten

I begreppet personalvård ingår bl.a. personalfester och informationsmöten för anställda. Avdragsrätt föreligger i princip oavsett omfattningen av den verksamhet som den skattskyldige bedriver och utan avseende på om representationen vänder sig till en större eller mindre krets. Det får dock inte vara fråga om sällskapsliv eller gästfrihet av personlig art. Se prop. 1963:96 s. 51 och SOU 1962:42 s. 67, jfr RÅ 1981 Aa 119.

Rekommendationer:

Avdrag för utgifter vid intern representation bör medges med högst 180 kr/180 kr plus mervärdesskatten per person. En billig eller utebliven representation vid ett tillfälle bör inte få bytas ut mot ett annat tillfälle där utgiften överstigit 180 kr/180 kr plus mervärdesskatten. I företagets avdragsgilla utgifter för personalfest bör inräknas bl.a. lokalhyra, utgifter för musikunderhållning eller uppträdande. Avdrag för utgifter för personalfest bör inte avse fler personalfester än högst två per år. Om anställdas familjemedlemmar eller pensionerade befattningshavare inbjudits att deltaga i personalfest bör avdrag medges även för den andel av utgiften som belöper på dessa personer.

6.2 Styrelsesammanträde, revision, bolagsstämma m.m. (Jfr RÅ 1980 1:38 och RÅ 1972 Fi 1273)

Rekommendationer:

Som avdragsgill representationskostnad bör inte räknas utgift för måltider i samband med styrelsesammanträde, revision, bolagsstämma eller föreningsstämma. Avdrag kan dock medges för utgifter för enklare förtäring med högst en tredjedel av 180 kr/180 kr plus mervärdesskatten per person.

7 Representation i form av gåvor

En gåva utgör normalt inte en avdragsgill kostnad (20 § KL). Undantag från denna huvudregel är gåva som är hänförlig till reklam samt gåva med karaktär av personalomkostnad. Avdrag kan även i viss utsträckning medges för gåva i samband med representation.

7.1 Reklamgåvor

Rekommendationer:

Med reklamgåvor, för vilka utgiften kan vara avdragsgill, avses artiklar av förhållandevis obetydligt värde, som antingen har direkt anknytning till givarens sortiment eller tillverkning eller utgörs av enklare presentartiklar såsom almanackor eller pennknivar. Gåva av detta slag är ofta försedd med det givande företagets namn eller firmamärke. Gåvan bör, för att anses som reklamgåva, sakna personlig karaktär.

7.2 Representationsgåvor

Representationsgåva förekommer i kommersiella sammanhang och lämnas till ett företag eller till en representant för detta. Gåvan är avsedd att bidra till goda förbindelser mellan företagen. För att en utgift avseende representationsgåva skall anses vara en avdragsgill kostnad skall det föreligga ett omedelbart samband med verksamheten. Det skall t.ex. vara fråga om att inleda eller bibehålla affärsförbindelser. (Jfr RÅ 1982 1:9).

Rekommendationer:

Som exempel på representationsgåvor som har ett omedelbart samband med verksamheten kan nämnas att ett leverantörsföretag uppvaktar ett kundföretag med en blomsteruppsats eller en bokgåva med anledning av att kundföretaget öppnar en ny filial eller firar ett jubileum. Ett annat exempel är då en skattskyldig i stället för att bjuda på måltid på restaurang i samband med affärsuppgörelse överlämnar en chokladkartong, en fruktkorg eller liknande.

Avdrag för representationsgåva bör medges med skäligt belopp, dock högst 180 kr/180 kr plus mervärdesskatten per person.

Avdrag för representationsgåva till affärsförbindelser vid helger eller personliga högtidsdagar bör inte medges. Detsamma gäller för utgifter för kransar eller blommor i samband med dödsfall. Sådana representationsgåvor får som regel anses ha ett alltför stort inslag av personlig generositet för att avdrag skall kunna medges.

7.3 Gåvor till anställda

Vad som sägs ovan under avsnitt 7.1 och 7.2 avser inte gåva till anställd. I dessa fall hänvisas till Riksskatteverkets rekommendationer m.m. ( RSV S 1995:27) om vissa förmåner att tillämpas vid avdrag för preliminär skatt för inkomståret 1996, vid beräkning av arbetsgivaravgift för utgiftsåret 1996 och vid 1997 års taxering.

8 Utredning

Den som har inkomst av näringsverksamhet skall i sin självdeklaration lämna uppgifter om bl.a. varje slag av intäkter och kostnader avseende näringsverksamheten (2 kap. 19 § lagen [1990:325] om självdeklaration och kontrolluppgifter, LSK). Enligt 2 § RSV:s föreskrifter (RSFS 1990:27) om näringsidkares uppgiftslämnande i självdeklaration innefattar uppgiftsskyldigheten, vad avser utgifter för representation, att uppgift skall lämnas om det totala belopp varmed avdrag för utgifterna för representation gjorts.

Utöver uppgifter om avdrag för representationskostnader i självdeklaration skall den skattskyldige, genom räkenskaper, anteckningar eller på annat sätt, sörja för att underlag finns för att fullgöra deklarationsskyldigheten och för kontroll av denna (4 kap. 1 § LSK).

Rekommendationer:

Den skattskyldige bör genom anteckning på restaurangnota eller liknande verifikat som utvisar representationsutgifternas storlek, kunna visa sambandet mellan de personer som deltar i representationen och den skattskyldiges förvärvsverksamhet. Detta kan ske genom att på verifikat antecknas uppgift om datum för representationen, namn, yrke eller funktion i företaget avseende samtliga personer mot vilka representationen utövats och det eller de företag som de företräder samt syftet med representationen. Uppgift på verifikat bör antecknas på varaktigt sätt.

I fråga om avdrag för utgifter för representation i hemmet bör motsvarande uppgifter antecknas för varje representationstillfälle.

I fråga om representation som förläggs till den skattskyldiges verksamhetslokal eller hem och där utgiften inte kan verifieras genom restaurangnota e.d. bör avdrag medges med belopp som på grundval av företedd utredning framstår som skäligt, dock högst 180 kr/180 kr plus mervärdesskatten per person.

9 Mervärdesskatt

Avdragsreglerna för ingående mervärdesskatt för utgifter som avser representation är anpassade till vad som gäller vid inkomsttaxeringen. Den som är skattskyldig till mervärdesskatt eller har rätt till återbetalning av mervärdesskatt är därför med nedan angivna begränsningar berättigad till avdrag för ingående mervärdesskatt som belöper på utgifter för representation och liknande ändamål. Enligt 8 kap. 9 § första stycket 2 mervärdesskattelagen (1994:200) får avdrag inte göras för sådan ingående skatt som hänför sig till utgifter för representation m.m. för vilka den skattskyldige inte har rätt att göra avdrag vid inkomsttaxeringen enligt punkt 1 tredje stycket av anvisningarna till 20 § KL. Således medges avdrag för ingående skatt endast i den mån mervärdesskatten belöper på utgifter för representation m.m. som ligger inom ramen för vad som är avdragsgillt enligt nämnda bestämmelse.

Dessa rekommendationer m.m. tillämpas fr.o.m. 1997 års taxering och ersätter RSV Dt 1991:20.