Arkiv för Rättslig vägledning

Riksskatteverket meddelar med stöd av 2 kap. 2 § förordningen (1990:1293) med instruktion för skatteförvaltningen följande rekommendationer m.m. om tillåtelse för företag att förvara maskinläsbara medier m.m. utomlands.

1 Gällande rätt m.m.

Bestämmelser om arkivering av räkenskapsinformation m.m. finns i 7 kap. bokföringslagen (1999:1078), BFL. Av 7 kap. 2 § första stycket BFL framgår att dokument, mikroskrift och maskinläsbara medier som används för att bevara räkenskapsinformation skall förvaras i Sverige. Enligt andra stycket i lagrummet skall maskinutrustning och system som behövs för att presentera räkenskapsinformationen hållas tillgängliga i Sverige under den tid som sägs i första stycket.

Enligt 7 kap. 4 § första stycket BFL får skattemyndigheten, om det finns särskilda skäl, tillåta att ett företag, trots bestämmelserna i 2 §, förvarar maskinläsbara medier utomlands. I sådana fall får maskinutrustning och system som avses i 2 § andra stycket hållas tillgängliga i samma land. I 7 kap. 4 § andra stycket stadgas att tillstånd enligt första stycket ges av Finansinspektionen när det gäller företag som står under inspektionens tillsyn.

I författningskommentaren till 7 kap. 4 § BFL (prop. 1998/99:130 s. 408) sägs följande.

"Möjligheten att förvara maskinläsbara medier jämte maskinutrustning och system utomlands är avsedd för sådana fall då företaget har en organisatorisk anknytning till utlandet, antingen därför att det ingår i en gränsöverskridande koncern eller därför att det utgör filial till ett utländskt företag. Omständigheterna måste också i övrigt vara sådana att detta slag av arkivering m.m. utomlands framstår som naturlig. Så kan vara fallet när en internationell koncern har organiserat sin verksamhet så att redovisningen för företag från olika länder sköts från en gemensam plats. Det är självklart att tillstånd att ha utrustningen placerad utomlands inte skall ges annat än då det står klart att något missbruk inte kan befaras. Normalt bör det inte komma i fråga att ge tillstånd att förvara maskinläsbara medier, maskinutrustning m.m. i ett land med vilket Sverige inte har avtal om internationell rättshjälp i brottmål. En annan naturlig förutsättning för tillstånd är att det står klart att företaget i tillräcklig utsträckning beaktar de säkerhetsaspekter som kan finnas." Det som sägs nedan gäller endast företag som inte står under Finansinspektionens tillsyn.

2 Särskilda skäl

Den omständigheten att företaget av kostnads- eller effektivitetsskäl vill ha sina maskinläsbara medier utomlands bör inte tillmätas någon avgörande betydelse vid bedömningen av om det föreligger särskilda skäl.

Skattemyndigheten bör vid en ansökning om tillstånd göra en allmän lämplighetsbedömning av det ansökande företaget samt de personer eller ägargrupper som står bakom det. Skattemyndigheten bör vid tillståndsprövningen också bedöma om de ansvars- och befogenhetsregler som gäller för bokföring i företagets redovisningssystem är lämpligt utformade med avseende på företagets avsikt att placera maskinläsbara medier samt maskinutrustning utomlands. Det bör för tillstånd krävas att företaget har en betryggande datasäkerhet med väl inarbetade rutiner för drift och åtkomstmöjlighet till räkenskapsinformationen. Uppgifterna i företagets ansökning bör intygas av företagets revisor.

Enligt 7 kap. 4 § BFL får ett tillstånd att förvara maskinläsbara medier utomlands förenas med villkor och begränsas till viss tid.

Skattemyndigheten bör som villkor i ett beslut om tillstånd alltid föreskriva att tillståndet kan komma att återkallas om förutsättningarna för detta ändras i något väsentligt avseende.

Skattemyndigheten bör också överväga bl.a. att föreskriva villkor om språket i den räkenskapsinformation som skall tillhandahållas samt om den tekniska formen för tillhandahållandet.

Företaget skall utan dröjsmål och utan kostnad för skattemyndigheten i översättning kunna tillhandahålla innehållet i sådan systemdokumentation och behandlingshistorik som avses i 5 kap. 11 § BFL.

Exempel 2: Företaget skall utan dröjsmål och utan kostnad för skattemyndigheten kunna tillhandahålla räkenskapsinformationen i formen av datafil.

4 Begränsning i tiden

Giltighetstiden för ett beslut om tillstånd bör första gången det meddelas för ett visst företag begränsas till tre år. Om tillståndet förnyas för samma företag bör det kunna medges för ytterligare fem år i taget.

Dessa rekommendationer m.m. tillämpas från och med den 1 april 2000.